Karena kita terus berkembang menjadi masyarakat tanpa kertas, perlu ada cara untuk memperketat kendali proses akuntansi. Pengadaan manual penuh dengan masalah mulai dari dokumen yang hilang hingga persetujuan yang lamban dan biaya pemrosesan yang tinggi.

Hubungan dengan pemasok juga dapat terganggu karena manajemen yang buruk, pembayaran yang terlambat, dan penyelesaian sengketa yang tidak efisien. Intinya adalah jika Anda ingin menjalankan departemen akuntansi yang sukses, perlu ada rencana procurement management atau manajemen pengadaan yang solid.

Ini membantu membangun lingkungan yang melacak pembelian, menciptakan peluang, memungkinkan pertumbuhan, dan mengontrol pengeluaran.

Apa itu Procurement Management?

Procurement management adalah administrasi strategis pengeluaran organisasi, yang meliputi pembelian barang dan jasa. Procurement management atau manajamen pengadaan melibatkan pemeriksaan produk, layanan, dan vendor berkualitas dari anggaran yang ditetapkan dalam jangka waktu tertentu.

Apa Tujuan Procurement?

Tujuan utama dari procurement management adalah agar perusahaan mendapatkan dan memperoleh barang dan jasa terbaik untuk memenuhi tujuan bisnis.

Jika dilakukan dengan benar, tim pengadaan dapat menghemat waktu dan uang perusahaan dengan menegosiasikan persyaratan dan harga yang menguntungkan dengan calon pemasok. Departemen ini bertanggung jawab untuk tugas-tugas seperti:

Order pembelian
Kembangkan kontrak berjangka
Memperoleh persediaan dan layanan
Buang kelebihan properti dan peralatan

Departemen pengadaan sangat menyadari semua persyaratan proyek dan akuntabilitas dalam pengeluaran dana publik.

Manfaat Solusi Pengadaan Berbasis Cloud

Semuanya lebih baik di cloud dan solusi pengadaan Anda juga demikian. Standar kualitas dapat sangat ditingkatkan, karena cloud memungkinkan kontrol total atas pengeluaran.

Bisnis dapat menangani proses permintaan, pengadaan, pengadaan, dan pembayaran dengan lebih efisien. Modernisasi layanan pengadaan memberikan berbagai manfaat yang dapat meliputi:

Pembelanjaan yang Ditingkatkan

Procurement management berbasis cloud sangat hemat biaya. Anda tidak perlu membayar biaya di muka yang besar atau biaya pemeliharaan untuk solusi pengadaan SaaS.

Hal ini memungkinkan organisasi dengan ukuran apa pun untuk merampingkan proses pengadaannya sambil menjaga biaya operasional tetap minimum. Itulah salah satu keuntungan utama menggunakan cloud. Ini menyediakan ruang penyimpanan yang sangat kecil dengan harga murah.

Pengadaan modern melalui cloud memungkinkan bisnis untuk mengendalikan biaya, memilih pemasok yang paling berharga, dan menilai risiko dengan harga yang lebih murah. Apa pun cakupan proyeknya, pengadaan berbasis cloud membantu mengurangi biaya dan waktu pemrosesan sekaligus mematuhi kebijakan perusahaan dan menghilangkan pengeluaran berlebih.

Visibilitas yang Ditingkatkan

Cloud adalah lingkungan bersama sehingga secara alami akan selalu meningkatkan visibilitas dan kinerja pengadaan. Solusi procurement management atau manajemen pengadaan biasanya hadir dengan dasbor intuitif yang menyediakan tampilan 360 derajat dari keseluruhan proses pengadaan hingga pembayaran. Pengguna dapat memeriksa status pembelian atau kiriman apa pun secara sekilas.

Ini membantu bisnis menemukan celah dalam proses dan memperbaikinya secara real-time untuk meningkatkan efisiensi. Laporan yang mudah ditafsirkan dan dapat diakses dengan cepat memastikan bisnis membuat keputusan berdasarkan data dengan perencanaan yang lebih strategis.

Kolaborasi Terfokus

Sistem pengadaan berbasis cloud memungkinkan aliran informasi yang lancar di seluruh organisasi. Ini terjadi terlepas dari peran, departemen, atau lokasi tertentu. Sederhananya, cloud memungkinkan setiap orang untuk berkomunikasi, setiap saat, dari mana saja.

Cloud adalah jembatan digital terbaik. Ini membantu untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dan mengurangi waktu penyelesaian secara keseluruhan. Ini hanya dapat terjadi melalui pengambilan data yang cepat dan kolaborasi yang lancar.

Dengan memberikan karyawan akses ke sistem pengadaan berbasis cloud, Anda memungkinkan ruang kohesif di mana setiap orang bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Ini juga memungkinkan semuanya dipantau sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Kemudahan penggunaan

Sistem pengadaan otomatis dan berbasis cloud membantu organisasi dengan cepat memenuhi permintaan pasar yang berkembang tanpa harus membayar untuk peningkatan yang mahal.

Sifat fleksibel procurement management atau manajemen pengadaan berbasis cloud berarti waktu pemasaran yang lebih cepat. Jadwal proyek dipersingkat. Lebih sedikit waktu yang diambil untuk menerapkan dan menyesuaikan produk/layanan di sekitar proses sambil memastikan penghematan waktu dan biaya.

Selain itu, cloud memungkinkan bisnis untuk mengurangi jumlah keseluruhan transaksi manual melalui keseluruhan siklus pengadaan hingga pembayaran. Kriteria pemilihan memungkinkan platform untuk secara otomatis melakukan tugas seperti:

Mengelola revisi dokumen pengadaan
Timbang harga negosiasi yang dikontrak
Buat pesanan pembelian
Memproses faktur pemasok non-manual

Integrasi Berkelanjutan

Software pengadaan yang dilisensikan sering kali hadir sebagai potongan kode terpisah yang terpisah dari alat pengadaan-untuk-pembayaran yang sudah ada.

Saat ini, semakin banyak platform yang tertarik pada manajemen cloud. Hal ini memungkinkan peluang dan kemampuan integrasi yang mulus melalui integrasi API. Ini juga membantu menghilangkan intervensi manual dan redundansi data dan menawarkan satu versi kebenaran tanpa gesekan apa pun.

Kepuasan karyawan

Pengadaan berbasis cloud juga dapat menguntungkan karyawan organisasi. Memberi orang otonomi untuk melakukan pembelian mereka sendiri dan kemampuan untuk mengontrol pengeluaran meningkatkan keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja.

Ketika pekerja memiliki alat untuk segera memanfaatkan vendor yang disetujui, itu membuat pengalaman yang lebih baik di sekitar. Semakin cepat karyawan dapat mengakses persediaan yang mereka butuhkan, semakin cepat pekerjaan selesai. Ini juga memastikan kepatuhan, mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, dan membantu bisnis mencapai penghematan biaya.

Manfaat tambahan termasuk:

Peningkatan kepatuhan dan regulasi
Hapus kemacetan dari proses persetujuan
Redistribusi tenaga kerja yang cerdas

Apa itu Procurement Lifecycle?

Agar bisnis dapat bekerja secara efektif, manajemen harus sepenuhnya memahami sistem di mana produk dan layanan diperoleh. Sama seperti penjualan atau pemasaran, proses pengadaan memiliki siklus hidup definitif yang membutuhkan dana publik dan perusahaan untuk dikelola secara bertanggung jawab.

Ada strategi langkah demi langkah yang digunakan untuk mengidentifikasi persyaratan untuk produk atau kontrak yang diinginkan. Siklus hidup pengadaan penting untuk diikuti karena memastikan perusahaan berhasil memenuhi tujuan dan sasarannya.

1. Pengakuan Kebutuhan

Proses pengadaan selalu dimulai ketika sebuah bisnis menyadari bahwa mereka perlu mendapatkan barang atau jasa dari perusahaan lain.

Dengan pemikiran ini, langkah pertama adalah melihat bisnis secara keseluruhan. Kemudian, terus kenali kebutuhan masing-masing departemen dan tim proyek. Ini menghadirkan tingkat visibilitas yang lebih besar pada semua pengeluaran yang diperlukan untuk bisnis.

Jadi “kebutuhan” adalah katalis universal untuk perencanaan pengadaan.

Produk atau layanan yang menghadirkan solusi dapat bersumber dari tempat internal atau eksternal. Ini bisa berupa item yang perlu dipesan ulang atau merek yang sama sekali baru.

Tujuannya adalah pertama-tama fokus pada fakta bahwa ada alat yang kurang untuk menyelesaikan pekerjaan. Dimulai dengan “kebutuhan” akan meletakkan dasar untuk proses siklus hidup pengadaan.

2. Menentukan Kebutuhan

Sekarang saatnya menelusuri dengan tepat bagaimana kebutuhan bisnis Anda dapat dipenuhi. Di sinilah Anda masuk ke detail untuk menemukan produk dan/atau layanan yang menyelesaikan pekerjaan.

Menemukan produk atau pasar yang tepat merupakan langkah penting dalam mencapai kesuksesan bisnis. Banyak industri memiliki standar yang telah ditentukan sebelumnya untuk menentukan spesifikasi yang diperlukan, sementara pasar lain tidak memiliki titik acuan sama sekali.

Ada kemungkinan perusahaan telah memesan produk yang sama di masa lalu, namun jika tidak, spesifikasi tertentu perlu dibuat, seperti:

Warna
Kemasan
Ukuran
Berat
Ukuran
Dll…

Memiliki spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya akan membuat seluruh proses ini lebih mudah. Setelah ini selesai, Anda juga harus meneliti pasar di sekitarnya. Hal ini dapat membantu Anda menentukan posisi suatu produk dan mengidentifikasi pesaing potensial.

3. Opsi Sumber

Sekarang saatnya untuk mempertimbangkan daftar pemasok. Ini adalah awal dari hubungan bisnis yang penting. Jika Anda memilih untuk bekerja dengan pemasok yang salah, hal itu dapat menimbulkan banyak tantangan yang dapat memengaruhi kesuksesan Anda.

Tanpa penelitian, sebuah bisnis dapat membayar lebih dari yang seharusnya atau menyelesaikan kontrak dengan waktu pengiriman yang tidak dapat diterima. Ini hanya akan menunda operasi dan menahan Anda.

Saat melihat pemasok, selalu pertimbangkan pilihan Anda. Analisis komparatif adalah untuk menentukan merek mana yang paling sesuai dengan bisnis Anda. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain:

Kemampuan produksi
Akuntabilitas
Biaya dan penetapan harga
Etika
Kemudahan komunikasi
Kewajiban kontraktual

Setiap bisnis akan memiliki kebutuhan khusus untuk diisi yang dapat ditambahkan ke daftar ini. Langkah penting adalah Anda memiliki daftar, sebagai permulaan.

Beberapa perusahaan akan menghasilkan daftar vendor yang disetujui. Ini adalah ide bagus asalkan terus diperbarui dengan informasi atau perubahan baru.

4. Menegosiasikan Persyaratan

Setelah Anda memilih pemasok yang sempurna, saatnya membicarakan bisnis. Ini adalah langkah “make-it-or-break-it” karena meskipun vendor dapat mencentang semua kotak, jika kontrak tidak sesuai, hubungan tersebut batal demi hukum. Tahapan ini juga penting karena disinilah Anda menyepakati sebuah harga.

Setelah pernyataan kerja lengkap, bisnis dapat mengajukan permintaan proposal, yang akan mendorong proses negosiasi. Namun, kontrak melampaui harga. Anda juga harus mempertimbangkan ketentuan seperti:

Syarat dan Ketentuan
Garis waktu
Prosedur Operasi Standar (SOP)
Lingkup proyek

Kedua belah pihak harus selalu menyimpan salinan kontrak sehingga dapat dengan mudah dirujuk di seluruh pekerjaan.

5. Menetapkan Harga dan Persyaratan

Jika Anda menginginkan pemahaman yang lebih baik tentang rata-rata pasar dan cara merampingkan biaya, menganalisis kontrak sebelumnya dapat membantu. Jika Anda merasa telah menyetujui harga tinggi atau persyaratan yang tidak adil di masa lalu, maka belajarlah dari kesalahan tersebut.

Pertimbangkan kontrak bergulir yang mengunci harga dan persyaratan pada tempatnya. Ini tidak hanya menyelamatkan Anda dari negosiasi ulang persyaratan, tetapi juga dapat menyebabkan diskon pembayaran awal dan fasilitas lainnya. Itu karena pada dasarnya Anda menjanjikan uang kepada pemasok selama jangka waktu tertentu.

Menemukan harga dan ketentuan terbaik seringkali bergantung pada kebutuhan langsung perusahaan. Bisnis juga harus mempertimbangkan produk yang sudah tersedia dan bahan khusus apa pun yang diperlukan.

Merupakan hal yang normal bagi sebuah bisnis untuk melihat tiga pemasok yang berbeda sebelum membuat keputusan akhir. Penting untuk melihat-lihat dan melakukan riset daripada memilih vendor pertama yang Anda temui.

5. Pesanan Pembelian

Langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian antara kedua pihak. Pesanan pembelian (P.O.) diberlakukan untuk memungkinkan pembelian bahan dari penjual ke pembeli.

PO mendefinisikan banyak faktor dari proses pengadaan dan termasuk:

P.O. nomor untuk referensi
Deskripsi barang dan/atau jasa
Spesifikasi produk
Kuantitas
Semua harga dan biaya
Alur kerja persetujuan
Syarat dan Ketentuan
Setiap kewajiban tambahan

Project manager harus selalu membaca pesanan pembelian untuk memastikan tidak ada kesalahan. Kontrak pada suatu pekerjaan umumnya menyetujui seluruh kolaborasi, sementara pesanan pembelian secara kontrak menyetujui pekerjaan individu. Saat ini, P.O. datang dalam bentuk digital dan biasanya dikirim melalui email.

Setelah pesanan pembelian disetujui secara internal, pesanan tersebut dibagikan dengan pemasok sehingga mereka dapat menyiapkan pesanan dan menyortir pembayaran.

6. Pemrosesan Faktur

Setelah vendor menerima pesanan pembelian, bisnis akan menerima faktur yang merinci harga yang disepakati dan instruksi tentang cara membayar.

Faktur akan berisi perincian pesanan, jadi pastikan Anda selalu mencatatnya untuk referensi di masa mendatang. Bergantung pada kontrak, bisnis akan memiliki waktu tertentu untuk melakukan pembayaran.

Sebagian besar siklus pembayaran adalah 30 hari, di mana perusahaan menerima pesanan dan memiliki waktu 30 hari untuk membayar dan memenuhi kewajiban. Namun, itu semua tergantung pada kontrak Anda. Beberapa faktur jatuh tempo segera setelah diterima, terlepas dari produk atau layanan yang diberikan.

Praktik terbaiknya adalah membayar faktur saat Anda menerimanya. Semakin lama Anda memegangnya, semakin banyak hal yang dapat menghalangi Anda. Membayar faktur setelah diterima juga akan memastikan pemasok diberi kompensasi tepat waktu. Ini membantu membangun hubungan yang terus-menerus positif antara kedua belah pihak.

7. Audit Pengiriman dan Pemesanan

Sekarang tiba saatnya untuk memenuhi pesanan pembelian. Pengiriman dapat dilakukan melalui orang, surat, atau email, tergantung pada barang atau jasa yang diberikan. Metode pengiriman spesifik harus selalu ditulis dalam pesanan pembelian.

Pastikan untuk menyimpan catatan kapan pesanan dikirim sehubungan dengan kapan dipesan. Ini membantu bisnis melacak apakah pemasok menjunjung tinggi kesepakatan akhir mereka (yaitu memenuhi persyaratan pengiriman yang disepakati). Jika tidak, maka Anda memiliki catatan yang terbukti.

Sangat penting untuk selalu memeriksa ulang pengiriman setelah tiba. Jangan pernah menganggap semuanya ada. Inventaris yang tidak mencukupi dapat mengecewakan pelanggan karena sesuatu yang bukan kesalahan Anda.

Praktik standar seharusnya adalah ketika pesanan tiba, semua produk diperiksa berdasarkan faktur. Jika ada yang kurang, hubungi pemasok secepatnya. Hal ini tidak hanya mengurangi potensi downtime, tetapi juga membangun kepercayaan lebih dengan vendor dan bahkan dapat menyebabkan diskon.

Bisnis pada akhirnya dapat memilih untuk menerima atau menolak pengiriman. Jika barang diterima, berarti Anda menyetujui tanggung jawab pembayaran. Pengiriman juga dapat ditolak jika barang tidak sesuai standar atau kualitas yang diharapkan.

8. Persetujuan dan Pembayaran Faktur

Jika pengiriman diterima, tanda terima pengiriman dan pesanan pembelian kemudian harus dicocokkan dengan faktur. Ini terkadang disebut pencocokan PO atau pencocokan tiga arah. Dokumen-dokumen ini dikonfirmasi dan disetujui oleh penerima dan pemasok untuk menyelesaikan proses pengadaan.

Masalah apa pun yang terjadi selama langkah ini harus diselesaikan sebelum penerima melanjutkan untuk membayar biaya yang telah diterima. Pembayaran untuk produk biasanya dilakukan dengan salah satu metode berikut:

Kartu kredit atau debit
Cek
Transfer bank
ACH

9. Pertahankan Catatan Akurat

Penting bagi bisnis untuk menyimpan semua catatan dari proses pengadaan jika ada audit. Itu akan memberi tahu Anda berapa banyak yang telah dihabiskan selama waktu yang ditentukan, yang dapat digunakan untuk menetapkan anggaran di masa mendatang.

Memelihara catatan termasuk mengawasi semua dokumen pengadaan yang dapat digunakan untuk memverifikasi informasi pajak dan pesanan pembelian. Catatan ini juga dapat digunakan untuk mengonfirmasi informasi jaminan apa pun.

Dokumen-dokumen ini akan membantu memberikan panduan untuk pembelian di masa mendatang, seperti dalam kasus pemesanan ulang. Ketika ini terjadi, siklus pengadaan dimulai dari awal lagi.

Siklus pengadaan memiliki struktur yang pasti dengan langkah-langkah penting yang harus diikuti secara berurutan. Anda tidak dapat membayar tagihan tanpa menerima pengiriman, atau membeli produk tanpa pesanan pembelian. Dari mengidentifikasi vendor teratas hingga mengelola dan meninjau kinerja, ini adalah sistem yang konsisten.

Kegiatan Inti Sistem Procurement Management

Berikut adalah komponen utama dari sistem procurement management.

Manajemen pemasok
Sumber
Manajemen kontrak
Permintaan
Pembayaran
Membeli

Modul Sistem Procurement yang Efektif

Apa pun jenis alat yang Anda gunakan untuk procurement management, alat tersebut harus dapat melakukan beberapa tugas umum seperti:

1. Permintaan Pembelian

Anda harus dapat dengan mudah membuat permintaan pembelian dan memeriksa pembaruan status secara real-time, dari mana saja.

2. Manajemen vendor

Harus ada database universal dan terpusat untuk menangkap semua data vendor dan menghindari duplikasi. Sistem procurement management Anda harus memungkinkan staf untuk mendaftarkan vendor baru dari dalam P.O. proses generasi. Ini membantu menghemat waktu dan memangkas biaya tenaga kerja.

3. Order pembelian

Sistem pengadaan yang Anda pilih harus memungkinkan pengguna membuat pesanan pembelian dari permintaan pembelian yang disetujui.

4. Persetujuan Faktur

Anda harus dapat melakukan referensi silang data di semua daftar permintaan, pesanan pembelian, dan faktur untuk mendapatkan persetujuan cepat dan pembayaran tepat waktu yang jelas.

5. Integrasi Fleksibel

Procurement management system yang Anda pilih harus memungkinkan integrasi tanpa batas dengan aplikasi bisnis pihak ketiga. Ini berarti karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu beralih di antara berbagai program.

6. Metrik dan Analitik

Sistem pengadaan yang ideal harus mendorong wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari data yang diambil selama proses pengadaan. Ini memungkinkan bisnis untuk melacak metrik kinerja utama dan menghasilkan laporan khusus.

Fitur Penting yang Harus Diperhatikan dalam Sistem Procurement Management

Untuk menemukan solusi terbaik untuk proses pengadaan Anda, bisnis harus terlebih dahulu memahami jenis fitur yang dapat ditawarkan perangkat lunak ini. Pendekatan terbaik adalah membuat daftar kebutuhan bisnis Anda, lalu temukan alat yang paling cocok.

Berikut adalah beberapa manfaat yang lebih umum dari sistem pengadaan yang efektif:

1. Akses Berbasis Cloud

Jika Anda mencari proses persetujuan yang cepat, tidak ada cara lain untuk mewujudkannya. Pilih sistem yang bekerja melalui cloud. Anda harus dapat mengakses platform kapan saja, dari mana saja, dan di perangkat apa saja. Anda membutuhkan tingkat fleksibilitas itu.

Ini memungkinkan bisnis untuk menerima pemberitahuan waktu nyata, dan kembali dengan persetujuan cepat, di setiap langkah proses pengadaan.

2. Dasbor dan Alur Kerja yang Dapat Disesuaikan

Setiap organisasi memiliki proses pesanan pembelian yang berbeda. Sistem yang Anda pilih harus memungkinkan perusahaan menyesuaikan kontrol, menyesuaikan dasbor, dan membentuk alur kerja di sekitar proses uniknya.

3. Otomatisasi Faktur

Perangkat lunak akuntansi harus dapat mengotomatiskan pencocokan faktur tiga arah. Ini berarti memverifikasi dan mencocokkan data dari pesanan pembelian, catatan penerimaan (GRN), dan faktur untuk memastikan tidak ada perbedaan.

4. Pelacakan Anggaran

Alat procurement management yang efektif akan memungkinkan bisnis membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan mempercepat seluruh proses persetujuan. Ini memberi Anda data yang tepat, pada waktu yang tepat bagi pemangku kepentingan untuk mengatakan “ya” pada anggaran.

5. Integrasi yang mudah

Sistem pengadaan Anda harus memungkinkan fungsionalitas integrasi tanpa batas dengan alat akuntansi pihak ketiga. Ini berarti Anda dapat dengan mudah menghubungkan platform ERP yang ada dan membuat alur kerja tetap berjalan.

6. Manajemen Lifecycle Pemasok

Mengurangi risiko rantai pasokan dan mengelola hubungan pemasok adalah salah satu fungsi utama pengadaan. Itulah mengapa solusi yang Anda pilih harus dapat mengaktifkan, memantau, dan mengelola kinerja pemasok setiap saat. Jika ada perubahan, lansiran otomatis dapat memberi tahu Anda dengan data terkini.

7. Laporan Visual yang Disesuaikan

Untuk mendorong hasil yang dapat ditindaklanjuti, Anda perlu memvisualisasikan upaya. Platform procurement management yang paling efektif memungkinkan bisnis mengekstraksi dan menghasilkan laporan khusus.

Laporan yang kaya secara visual membantu bisnis lebih memahami operasi dan membuat keputusan berbasis data yang lebih tepat.