Knowledge Management adalah proses sistematis yang melibatkan penanganan, pengawasan, dan pemahaman semua jenis basis data pengetahuan dalam suatu organisasi, termasuk keterampilan tidak berwujud yang dimiliki karyawan mereka.

Apa itu Knowledge Management

Proses Knowledge Management adalah pendekatan multi-disiplin yang memanfaatkan banyak departemen dalam suatu organisasi. Tujuan utamanya adalah untuk memahami, memodifikasi, meningkatkan, dan memelihara efisiensi organisasi dalam hal pengetahuan. Mempertahankan, menumbuhkan, dan membawa bakat baru dan pengetahuan baru juga merupakan bagian dari knowledge management.

Ini juga termasuk mengelola, memahami, menjadwalkan, dan melaksanakan program pelatihan untuk karyawan organisasi.

Pentingnya Knowledge Management

Pengetahuan adalah aspek penting dari sebuah organisasi. Organisasi berjalan berdasarkan pengetahuan karyawan. Semakin berpengetahuan mereka, semakin baik dalam hal bisnis.

Setiap organisasi telah memahami pentingnya knowledge management dan menerapkannya sesuai dengan itu. Knowledge management adalah salah satu cara terbaik untuk tetap terdepan di pasar dan memiliki keunggulan atas pesaing. Membangun tenaga kerja yang bekerja keras sangat penting, tetapi memiliki tenaga kerja yang berpengetahuan dan bekerja keras adalah aset.

Karena knowledge management terutama berfokus pada visi dan misi organisasi, karyawan dilatih selaras dengan tujuan organisasi. Sebagian besar perusahaan telah melihat peningkatan produktivitas yang tinggi dengan knowledge management.

Sangat penting bagi organisasi yang berada pada fase pertumbuhan dan membutuhkan akses ke basis data pengetahuan yang andal.

Jika knowledge management tidak ada di organisasi Anda, maka karyawan Anda harus mempelajari kembali berbagai informasi dan proses. Ini tidak hanya tidak efisien tetapi juga mahal.

Area Knowledge Management

Ada terutama dua bidang knowledge management, yang sangat penting bagi sebuah organisasi.

Kedua bidang tersebut adalah:

1. Pengetahuan eksplisit

Keterampilan yang dipahami dan ditransfer dari satu ke yang lain disebut pengetahuan eksplisit. Ini juga dikenal sebagai pengetahuan yang dikodifikasi atau formal. Itu juga dapat ditulis dalam manual atau sebagai instruksi dan diteruskan dari satu orang ke orang lain.

2. Pengetahuan diam-diam

Pengetahuan tacit justru kebalikan dari pengetahuan eksplisit. Sulit untuk mengartikulasikan dan mentransfernya ke orang lain. Hal-hal seperti indra estetika, bahasa tubuh, pemikiran inovatif, yang sulit diajarkan kepada seseorang, adalah bagian dari pengetahuan Tacit.

Kedua jenis tersebut selanjutnya dikategorikan ke dalam empat kategori yang berbeda.

Pengetahuan faktual dapat diverifikasi, diamati, dan diukur.
Pengetahuan konseptual, yang berkaitan dengan sistem dan perspektif
Pengetahuan metodologis yang berhubungan dengan pemecahan masalah dan keterampilan membuat keputusan
Pengetahuan Luar Biasa yang berkaitan dengan penilaian, hipotesis, dan harapan.

Knowledge management membantu pembelajaran seumur hidup dalam sebuah organisasi di mana perusahaan ahli dan berinvestasi. Dengan bantuan manajemen pengetahuan, perusahaan mengumpulkan pengetahuan tentang proses produksi yang terlibat dalam menyiapkan produk atau layanan.

Tujuan organisasi untuk mengakumulasi pengetahuan tidak hanya untuk mempertahankannya di perusahaan tetapi juga untuk menyebarkannya kepada karyawan mereka, yang sudah ada, dan yang baru.

Strategi Knowledge Management

Ada tiga tahap mengakses pengetahuan. Mereka sebelum, selama, atau setelah knowledge management dan kegiatan terkait. Knowledge management telah menjadi bagian dari peningkatan kinerja atau rencana pengukuran kinerja dalam organisasi.

Salah satu strategi knowledge management tersebut melibatkan knowledge management secara aktif. Individu berbagi pengetahuan mereka dalam database dalam bentuk kode, dan decoding diperlukan saat mengambil pengetahuan. Proses ini disebut kodifikasi.

Strategi lain dari knowledge management adalah meminta rekan ahli berdasarkan persyaratan. Ini juga dikenal sebagai strategi tarik.

Berikut ini adalah beberapa strategi lain dari knowledge management yang digabungkan oleh organisasi yang berbeda.

2. Berbagi pengetahuan

Konsep ini mendorong berbagi informasi yang tersedia berdasarkan fakta bahwa pengetahuan tidak eksklusif dan harus diperbarui dan dibagikan. Ini adalah salah satu peran penting dalam deskripsi pekerjaan karyawan.

Berbagai jenis berbagi pengetahuan diharapkan, seperti transfer pengetahuan antar proyek, berbagi pengetahuan antar dan intra-organisasi.

2. Retensi pengetahuan

Setiap kali seorang karyawan meninggalkan organisasi, ada kehilangan pengetahuan bersama dengan karyawan tersebut. Ini menciptakan tantangan bagi orang lain dalam organisasi karena pengetahuan orang yang telah pergi akan unik, dan tidak semua orang akan mengetahuinya.

Perusahaan, dalam hal ini, berusaha mempertahankan pengetahuan tersebut daripada kehilangannya. Ini juga melibatkan pemetaan kompetensi pengetahuan dan memprediksi kesenjangan saat ini serta masa depan dalam pengetahuan. Transfer pengetahuan dilakukan dalam organisasi sebelum keberangkatan karyawan.

Ini melibatkan berbagi dokumen yang relevan, mentoring, membayangi, dan menerapkan setiap langkah yang tepat dimana pengetahuan karyawan yang ada ditransfer ke karyawan penggantinya di organisasi sebelum dia berhenti.

3. Bercerita

Bercerita adalah salah satu cara terbaik untuk mentransfer pengetahuan tacit. Seperti yang telah kita bahas, pengetahuan tacit bukanlah sesuatu yang dapat dengan mudah ditransfer. Namun, dengan bantuan mendongeng, analogi yang berbeda digunakan untuk mentransfer pengetahuan dari satu orang ke orang lain.

Bercerita membuat transfer pengetahuan lebih alami, lebih mudah dipahami, dan tidak terlalu teknis dan rumit.

4. Pendampingan

Ini adalah strategi knowledge management yang digunakan di hampir setiap organisasi. Dalam pendampingan, seorang karyawan senior dialokasikan sebagai mentor bagi karyawan baru tersebut.

Upaya dilakukan bahwa mentor adalah orang yang telah bekerja dalam peran yang sama dengan karyawan baru. Tugas utama mentor adalah melatih kandidat baru dalam praktik pekerjaan barunya dan menyampaikan pengalaman, pengetahuan, dan basis datanya kepada karyawan baru.

Proses pendampingan sangat berhasil dalam knowledge managementn karena karyawan kawakan atau mentor yang mengetahui segala sesuatu tentang organisasi akan secara selektif menyampaikan pengetahuan tersebut kepada rekan barunya.

Karyawan baru dapat menanyakan kesulitan praktis yang akan dia hadapi dalam pekerjaannya. Bahkan pertanyaan individu dapat ditangani, yang mungkin tidak dapat dilakukan dalam sesi pelatihan kelompok.

5. Sistem Manajemen Dokumen

Ini adalah sistem dokumen seperti drive cloud, yang membantu organisasi menyimpan data tentang perusahaan mereka. Karyawan baru mendapatkan akses dan izin untuk melihat dan memperbarui pengetahuan mereka tentang perusahaan. Namun, ada akses selektif untuk karyawan selektif.

Strategi lain dari knowledge management adalah tinjauan setelah tindakan, komunitas praktik, pemetaan pengetahuan, transfer praktik terbaik, arahan pakar, sistem pakar, perangkat lunak kolaboratif, pialang pengetahuan, dll.

Banyak organisasi bahkan telah mengembangkan berbagai strategi mereka sendiri untuk mengelola pengetahuan mereka.

Kerja Knowledge Management

Semua karyawan dalam organisasi harus dididik dengan keputusan bisnis yang terbaik. Pembelajaran dan perbaikan terus-menerus adalah salah satu cara untuk melakukan itu.

Implementasi knowledge management akan membantu dan memungkinkan untuk perbaikan terus-menerus. Dengan cara ini, karyawan tidak hanya dapat melatih keterampilan yang ada, tetapi karyawan masa depan juga akan dapat memahami pengetahuan yang sama dan mengejar ketinggalan dengan karyawan saat ini.

Berikut adalah tiga cara umum dimana knowledge management dapat didekati:

Berpusat pada orang
Pembelajaran ini sepenuhnya didasarkan pada orang, hubungan, dan sekarang orang-orang dari komunitas belajar yang berbeda berbagi pengetahuan.
Berpusat pada teknologi
Ini terutama memfasilitasi transfer pengetahuan dengan bantuan teknologi, dan mencapai sistem yang mendorong berbagi pengetahuan dalam organisasi dan di antara karyawan yang berbeda.
Proses sentris
Ini tertarik pada bagaimana proses organisasi mengakomodasi berbagi pengetahuan. Ia mencoba memahami proses knowledge sharing dalam struktur organisasi yang ada.

Jenis informasi yang akan ditangkap dalam knowledge management

Berbagai jenis informasi ditangkap sebagai bagian dari proses knowledge management. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:

1. Dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan tentang produk, template produk, brosur, buku pegangan perusahaan, catatan siaran pers.

2. Data

Informasi pesaing, tips presentasi, strategi produk, dan pengembangan produk, praktik sukses, strategi produk

3. Data organisasi

Informasi tentang pergantian karyawan, lembar pengadaan, informasi keuangan, lokasi kantor, informasi merek, dll.

4. Berita organisasi

Informasi mengenai strategi masa depan, tanggal penting, pembaruan penting, dan promosi.

Manfaat Keuntungan dari knowledge management

Knowledge management adalah proses penting yang harus disertakan oleh setiap organisasi. Selain menguntungkan organisasi, ini menghemat biaya masa depan dan dapat menjadi sumber daya yang berguna bagi karyawan baru.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari knowledge management:

1. Berikan tongkat estafet

Pertimbangkan bahwa seorang karyawan telah bergabung dengan organisasi pada tahap awal dan telah belajar banyak hal. Setelah beberapa tahun, karyawan tersebut memutuskan untuk keluar dari organisasi, dan selama enam bulan berikutnya, organisasi tidak menemukan kandidat yang cocok.

Setelah enam bulan, calon baru yang bergabung akan memiliki dua pilihan: mulai dari tempat pendahulunya memulai atau mulai dari tempat pendahulunya berhenti. Cara terakhir hanya akan mungkin jika organisasi memiliki sistem knowledge management.

Ini menghemat waktu untuk organisasi dan karyawan, dan juga mempercepat bisnis. Dengan cara ini, perusahaan dapat fokus pada hal-hal penting lainnya.

2. Akses informasi yang lebih mudah

Knowledge management adalah pengaturan sistematis dari pengetahuan yang tersedia dalam database organisasi. Karena pengaturannya teratur, maka mudah untuk mengakses pengetahuan atau informasi yang diperlukan secara instan.

Setiap orang baru yang tidak mengetahui database dapat mengaksesnya dengan mudah.

3. Hindari kesalahan

Dengan bantuan knowledge management, kesalahan dapat dihindari. Semua informasi yang berkaitan dengan masa lalu disimpan dalam database. Sejarah seharusnya tidak terulang setidaknya ketika harus melewati kesalahan.

Atau, hal-hal baik dan praktik terbaik yang disimpan dapat diulang dengan bantuan knowledge management.

Pemula dapat mengakses database lama dan memahami bagaimana mereka melakukan sesuatu. Pelajaran masa lalu dapat dipelajari tanpa menjalani pelajaran dan membuang waktu untuk itu.

4. Pengambilan keputusan

Karyawan yang berbeda memiliki pengalaman yang berbeda. Saat membuat keputusan penting, seseorang dapat mengakses database sebelumnya dalam sistem pengetahuan untuk memeriksa keputusan masa lalu dan akibatnya.

Seseorang dapat meninjau informasi yang ada dalam beberapa bagian data, yang akan membantunya membuat keputusan yang tepat. Terkadang keputusan serupa berhasil lintas generasi.

Seorang CEO yang memimpin pada tahun 1920-an tidak akan tersedia pada tahun 2020, dan inilah mengapa basis data pengetahuan yang dikumpulkan pada tahun 1920-an akan berguna pada tahun 2020.

5. Layanan yang lebih baik

Ketika Anda memiliki sistem knowledge management yang memadai di organisasi Anda, ini membantu karyawan dan tim dukungan pelanggan memecahkan masalah pelanggan secara efisien dan cepat.

Anda bahkan dapat membentuk database pertanyaan yang sering diajukan untuk membantu tim layanan pelanggan Anda menjawab pertanyaan dengan lebih cepat. Dengan cara ini, tim layanan pelanggan, dan karyawan lainnya akan dapat tetap puas dan bahagia bersama dengan pelanggan Anda sendiri.

6. Standarisasi

Ketika suatu proses didokumentasikan, atau sepotong informasi disimpan dalam database Anda, ini akan membantu Anda untuk menstandarisasi berbagai hal secara lebih efisien. Setiap orang akan mengikuti satu cara pemahaman, dan mengikuti prosedurnya akan mudah.

Tantangan Knowledge Management

Sekarang setelah kita melihat manfaatnya, mari kita pahami tantangan knowledge management.

1. Keamanan

Sambil mempertahankan knowledge managementn, database sangat penting, dan mengamankannya adalah tugas yang sama sekali berbeda dan menantang. Ancaman eksternal selalu mengintai database knowledge management organisasi, dan organisasi harus mengamankan databasenya.

Jika berada di tangan yang salah, informasi dan pengetahuan yang sensitif dan pribadi dapat menghancurkan seluruh perusahaan.

2. Kolaborasi dan fleksibilitas

Dengan bantuan knowledge management, tidak mudah untuk menerapkan kebijakan baru karena orang mengembangkan zona nyaman di sekitar kebijakan yang ada. Fakta bahwa setiap orang belajar dari database lama bercampur di setiap tingkat organisasi.

Karyawan merasa sangat sulit untuk menerapkan kebijakan dan prosedur baru. Mempelajari keterampilan baru yang tidak ada di database lama bisa menyulitkan karyawan.

3. Pengukuran pengetahuan

Pengetahuan tacit adalah sesuatu yang tidak dapat diukur atau diteruskan dengan mudah, seperti pengetahuan eksplisit.

Mengukur pengetahuan tacit pada karyawan Anda akan sulit. Karena pengetahuan tacit tidak dapat diukur dengan mudah, pengukurannya akan menantang. Dan seorang karyawan harus memiliki baik pengetahuan tacit maupun eksplisit.

4. Penyimpanan pengetahuan

Proses ini biasanya dibuat di organisasi Anda, di mana anggota tim yang berbeda dapat mengakses database pengetahuan. Meskipun sangat nyaman untuk menyampaikan pengetahuan Anda kepada karyawan lain, secara teoritis tidak mudah untuk menyimpan begitu banyak pengetahuan.

Juga, akan sama sulitnya untuk mengakses dan melewati basis data yang sangat besar.

5. Manajer pengetahuan

Mengelola seluruh database pengetahuan membutuhkan orang tertentu yang akan menjadi ahli dalam menjaga setiap jenis pengetahuan. Orang itu sendiri harus memiliki pengetahuan tertentu dalam proses dan tingkat dasar knowledge management bersama dengan metode organisasi.

Mendapatkan orang seperti itu sulit dan mahal, dan mengistirahatkan seluruh data dengan satu orang membuang terlalu banyak daya.

6. Manajemen dokumen dan penyimpanan

Dokumentasi rumit dalam hal penyimpanan dan manajemen. Setiap hari, sebuah organisasi menghasilkan ribuan dokumen dari satu transaksi, dan sangat penting untuk menyimpan semuanya di satu tempat.

Ribuan GB penyimpanan diperlukan untuk menyimpan dan memelihara basis data yang begitu luas.

7. Perbaikan dan peningkatan berkelanjutan

Memiliki basis data knowledge management adalah satu hal, dan memelihara basis data itu adalah hal yang berbeda. Keamanan, yang mengamankan database harus diperbarui setiap enam bulan hingga satu tahun. Tinjauan berkala dari database yang relevan, membuang yang tidak perlu, dan menjaga yang diperlukan adalah tugas yang sangat besar, terutama jika datanya terlalu besar.

Memperbarui dan meningkatkan basis data secara terus-menerus merupakan tantangan besar bagi organisasi besar. Untuk organisasi yang lebih kecil, itu masih bisa dikelola, tetapi pada akhirnya, itu akan membosankan.