Business impact analysis adalah proses analisis gangguan yang digunakan untuk menentukan bagaimana interupsi atau gangguan dapat memengaruhi proses bisnis penting atau fungsi bisnis utama. Ini digunakan untuk menganalisis ketahanan dan kontinuitas operasional selama dan setelah setiap kemungkinan skenario terburuk seperti keadaan darurat, kecelakaan, atau bencana.
Ini digunakan untuk memperkirakan efek dari gangguan layanan, tujuan waktu pemulihan atau recovery time objectives (RTO), risiko terhadap pemberian layanan, tujuan titik pemulihan atau recovery point objectives (RPO), dll. Semua prasyarat untuk pemulihan ini kemudian digunakan untuk membuat strategi pemulihan bencana yang sangat mudah.
Apa itu Business Impact Analysis?
Business impact analysis didefinisikan sebagai proses sistematis yang digunakan manajemen senior atau pemimpin bisnis untuk mengetahui potensi efek samping dari kemungkinan gangguan atau interupsi terhadap operasi bisnis penting. Ini adalah bagian integral dari rencana kelangsungan bisnis organisasi.
BIA menggabungkan komponen eksplorasi yang membantu dalam mengungkapkan berbagai kemungkinan kerentanan serta komponen perencanaan untuk membuat strategi yang dapat meminimalkan risiko. Laporan analisis dampak bisnis memberikan rincian tentang potensi risiko khusus untuk unit bisnis serta sumber daya manusia dan teknologi.
BIA harus menentukan konsekuensi operasional dan keuangan dari mengganggu kegiatan dan prosedur perusahaan. Pertimbangkan efek berikut:
- Penjualan dan uang hilang.
- Penjualan atau keuntungan yang tertunda
- Peningkatan biaya (misalnya, tenaga kerja lembur, outsourcing, biaya percepatan, dll.)
- Hukuman peraturan
- Denda kontraktual atau penyitaan insentif kontrak
- Ketidakpuasan atau desersi pelanggan
- Ide bisnis baru sedang ditunda.
Pentingnya Business Impact Analysis
Business Impact Analysis (BIA) memperkirakan efek dari fungsi bisnis atau gangguan proses dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk menetapkan langkah-langkah pemulihan. Selama penilaian risiko, skenario potensi kerugian harus diidentifikasi.
Operasi juga dapat terganggu jika pemasok produk atau layanan gagal atau pasokan tertunda. Analisis dampak bisnis atau BIA digunakan di sini untuk mengukur dampak gangguan tersebut pada pemberian layanan, tujuan waktu pemulihan (RTO), risiko terhadap pemberian layanan, serta tujuan titik pemulihan (RPO).
Analisis persyaratan pemulihan tersebut, serta dampak keuangan dan operasional, kemudian digunakan untuk mengembangkan strategi untuk menyalurkan fungsi bisnis penting. Beberapa hasil penting dari BIA adalah-
- Pemetaan berorientasi hasil dari jenis dampak
- Penilaian efektif terhadap dampak berjenjang
- Kemampuan untuk mengidentifikasi toleransi terhadap dampak yang berbeda, seperti menemukan titik di mana dampak tidak dapat diterima oleh organisasi. Ini adalah MTPD berarti periode gangguan maksimum yang dapat ditoleransi
- Juga membantu Anda mengidentifikasi tujuan waktu pemulihan (RTO) yang merupakan skala waktu yang direncanakan di mana aspek bisnis yang terkena dampak harus dilanjutkan
- Memungkinkan Anda membuat strategi untuk respons insiden dan mencapai dimulainya kembali dalam RTO
Jenis Business Impact Analysis
1. BIA Komprehensif
Jenis analisis tersebut dilakukan untuk berbagai aplikasi atau sistem kritis yang perlu dipulihkan dalam 24 jam setelah gangguan atau bencana.
2. BIA Dasar
Jenis BIA ini dilakukan untuk aplikasi atau sistem yang kurang kritis.
BACA JUGA : Production Planning: Tujuan, Jenis dan Manfaat
Alasan di balik Business Impact Analysis
Berbagai macam bisnis memilih BIA untuk memahami kelangsungan bisnis mereka sebagai proses jangka panjang. BIA membantu mereka dalam pengumpulan kebutuhan. Beberapa alasan di balik pentingnya BIA adalah
1. Estimasi cakupan program kelangsungan usaha
Business membantu dalam mengidentifikasi berbagai aktivitas bisnis dan sumber daya yang penting untuk menawarkan produk dan layanan terpenting dari suatu organisasi.
Ini membantu dalam memahami bagaimana sebuah organisasi akan memberikan produk dan layanannya dengan mengungkap sumber daya dan aktivitas yang awalnya tidak termasuk dalam ruang lingkup program kontinuitas. Dengan membiarkan organisasi memahami sumber daya dan dampak aktivitas yang terkait dengan gangguan, ini memungkinkan mereka untuk mengetahui aktivitas dan sumber daya mana yang harus dilakukan.
2. Identifikasi kewajiban peraturan, hukum, dan kontrak
Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang tepat tentang kewajiban, apa yang harus dilakukan selama gangguan, dan apa implikasinya jika kewajiban tersebut tidak dipenuhi oleh organisasi, maka BIA akan membantu Anda dalam hal ini.
Ini akan memungkinkan Anda menciptakan pemahaman yang tepat tentang kewajiban ini dan dengan cara ini, ini akan membantu Anda dalam memastikan tingkat perencanaan kesinambungan bisnis yang tepat untuk mencapai kepatuhan terhadap peraturan, hukum, dan kontrak.
3. Kejelasan tentang Pembelanjaan Strategi Kesinambungan Bisnis
BIA efektif dalam menawarkan estimasi akurat dari dampak yang terkait dengan waktu henti.
Ini akan membantu Anda memahami keuangan, kontrak, reputasi, operasional, hukum/peraturan, jenis dampak yang akan membantu Anda dalam membuat kasus bisnis penting untuk pembenaran otentik untuk memilih, menerapkan, dan mempertahankan strategi kelangsungan bisnis.
Dengan cara ini, BIA akan memungkinkan Anda dalam menerapkan kemampuan yang tepat yang penting untuk memenuhi tujuan pemulihan yang pada akhirnya memastikan kejelasan tentang pengeluaran strategi kelangsungan bisnis.
4. Rincian Isi Rencana Awal
Dengan BIA, Anda juga akan mendapatkan bantuan dalam upaya pengumpulan data Anda untuk perencanaan kelangsungan bisnis yang efektif.
Saat melakukan BIA, bisnis mungkin mulai mengumpulkan konten rencana kesinambungan bisnis misalnya kontrol yang ada dan strategi pemulihan, informasi kontak internal dan eksternal, persyaratan tim dan staf bersama dengan informasi spesifik sumber daya lainnya yang penting untuk perencanaan kesinambungan bisnis yang digerakkan oleh hasil.
Setelah pengumpulan informasi ini, bisnis dapat mulai membuat rencana kelangsungan bisnis mereka dan menyajikan titik awal kepada mereka yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengelola rencana tersebut.
Melakukan Analisis Business Impact Analysis
Saat fungsi atau proses perusahaan terganggu dapat berdampak besar pada jumlah kerugian yang dialami. Dalam minggu-minggu menjelang musim belanja liburan, toko yang rusak mungkin kehilangan sebagian besar pendapatan tahunannya.
Gangguan listrik beberapa menit akan menjadi gangguan kecil bagi sebagian besar organisasi, tetapi pemadaman listrik yang berlangsung beberapa jam dapat mengakibatkan kerugian komersial yang signifikan. Gangguan jangka pendek dalam manufaktur dapat dihindari dengan mengangkut barang jadi dari gudang.
Laporan BIA harus mencakup kemungkinan konsekuensi dari mengganggu kegiatan dan prosedur perusahaan. Jika memungkinkan, skenario yang mengakibatkan gangguan bisnis yang parah harus dievaluasi mengenai dampak ekonominya. Pengeluaran ini harus ditimbang terhadap biaya prosedur pemulihan potensial.
Laporan BIA harus memprioritaskan urutan peristiwa untuk kebangkitan bisnis. Prosedur bisnis dengan implikasi operasional dan keuangan yang paling signifikan harus dipulihkan terlebih dahulu.
Kemungkinan Skenario Gangguan Bisnis
Beberapa skenario yang dapat menyebabkan gangguan bisnis yang analisisnya harus dilakukan oleh program analisis dampak bisnis adalah:
- Bangunan yang mengalami kerusakan fisik
- Kerusakan atau kerusakan mesin, sistem, atau peralatan
- Akses ke lokasi atau fasilitas dibatasi
- Gangguan dalam rantai pasokan, seperti kegagalan pemasok atau penghentian pengiriman barang dari pemasok.
- pemadaman listrik (misalnya, pemadaman listrik)
- Teknologi informasi dapat rusak, hilang, atau rusak, termasuk koneksi suara dan data, server, komputer, sistem operasi, aplikasi, dan data.
- Ketidakhadiran karyawan di antara personel kunci
BACA JUGA : Product Development: Manfaat, Fase dan Tips
Lima Tahap Business Impact Analysis
Tidak ada cara tunggal untuk melakukan studi dampak bisnis. Ini akan berbeda untuk setiap perusahaan, dan setiap perusahaan harus menyesuaikan pendekatannya dengan kebutuhan spesifik organisasinya. Namun, beberapa elemen studi dampak bisnis harus disertakan agar berhasil.
Infografis yang menggambarkan lima tahap Analisis Dampak Bisnis.
1. Bersiap-siap
Sebelum Anda dapat memulai studi dampak bisnis Anda, Anda harus terlebih dahulu mengumpulkan tim proyek yang akan melaksanakannya. Ini mungkin tim personel saat ini atau tim outsourcing yang berkomitmen untuk melakukan evaluasi dampak bisnis.
2. Memperoleh Informasi
Fase berikutnya dalam studi dampak bisnis Anda adalah mengumpulkan data mentah tentang operasi bisnis Anda. Wawancara dengan personel yang mengawasi dan melaksanakan setiap proses, serta kuesioner analisis dampak bisnis, adalah dua cara yang paling sering dilakukan untuk mengumpulkan data ini.
Kuesioner analisis dampak bisnis adalah cara paling efektif untuk mengumpulkan informasi. Jika Anda menggunakan wawancara alih-alih kuesioner, Anda akan memesan laporan yang sama seperti yang disebutkan di bawah ini, tetapi akan kurang standar.
3. Review dan Analisis Informasi
Studi efek dapat dimulai setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan mengenai setiap aktivitas bisnis. Jika Anda menetapkan bahwa suatu proses harus aktif dan berjalan dalam waktu 12 jam agar perusahaan Anda tetap berjalan, tetapi sumber daya Anda saat ini hanya dapat menjalankannya dalam waktu 24 jam, maka itu adalah masalah yang harus ditangani.
4. Pengembangan Laporan Business Impact Analys
Setelah Anda meninjau dan memvalidasi semua informasi ini, Anda akan mengembangkan laporan analisis dampak bisnis untuk diserahkan kepada manajemen puncak dan pemangku kepentingan pemulihan bencana lainnya.
Laporan ini adalah hasil aktual dari studi dampak bisnis Anda karena akan digunakan untuk menyampaikan temuan dan saran Anda kepada individu di organisasi Anda yang memiliki wewenang untuk mengubah proses pemulihan bencana.
5. Implementasi Rekomendasi Analisis Dampak Usaha
Tahap terakhir dalam proses ini adalah menerapkan rekomendasi ke dalam tindakan. Setelah tim Anda menyelesaikan studi dampak bisnis dan menyampaikan temuannya, pada akhirnya terserah pada kepemimpinan untuk mengambil tindakan. Namun, tim Anda dapat membantu mempromosikan kesimpulan penelitian dan membujuk pimpinan untuk menindaklanjuti saran Anda.
