Point of Sale (POS) adalah sistem di toko ritel tempat Anda melakukan penjualan barang fisik. Di toko, POS adalah tempat pembayaran terjadi, pesanan diproses dan tagihan dibayar.
Memahami Terminologi Point of Sale (POS)
Orang sering salah menggunakan istilah a) POS, b) Sistem Point Of Sale, c) Software POS dan d) Terminal Point Of Sale secara bergantian. Kami akan berusaha menjelaskan ketiga konsep dengan jelas terlebih dahulu sehingga Anda dapat mengikuti sisa artikel ini dengan lebih jelas.
1. POS System
POS System adalah keseluruhan sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk penagihan di Toko POS. Biasanya terdiri dari unit berikut untuk menampilkan total pesanan, berat produk, dll. dan unit perangkat keras lainnya untuk memindai kode batang produk, printer untuk kuitansi, dan mesin kasir.
Di masa sekarang, pembaca kartu juga telah menjadi bagian integral dari sistem POS.
Inilah yang biasanya berisi sistem POS:
- Unit tampilan untuk menunjukkan tagihan
- Perangkat keyboard/layar sentuh untuk memilih produk dan memasukkan data
- Pemindai barcode untuk memindai objek yang ditagih
- Printer untuk mencetak tanda terima
- Antarmuka perangkat lunak untuk menyelesaikan proses
2. POS Software
Software yang berjalan pada Sistem POS inilah yang biasa disebut dengan Software POS. Sama seperti laptop Anda yang berjalan di Windows atau Mac, atau ponsel Anda yang berjalan di Android atau iOS, perangkat lunak POS berfungsi sebagai sistem operasi terminal.
Di antarmuka perangkat lunak POS, Anda dapat memasukkan data tentang produk yang akan Anda jual, menghitung biaya pemesanan, dan bertransaksi secara finansial. Perangkat lunak POS membantu Anda memproses pesanan di toko ritel dengan bantuan perangkat keras yang tersedia.
Banyak pengecer besar menggunakan perangkat lunak POS yang telah dibuat khusus untuk kebutuhan spesifik mereka. Seperti yang dapat Anda bayangkan, solusi perangkat lunak POS sangat beragam seperti kebutuhan industri ritel. Bahkan hotel menggunakan varian algoritma perangkat lunak POS dasar untuk menerima pemesanan, membagikan kamar, dan menagih tamu mereka.
3. POS Terminal
Terminal POS (Point of Sale) adalah mesin pembaca kartu atau perangkat lain yang menerima pembayaran untuk pesanan yang ditempatkan pada sistem POS. Mesin-mesin ini mungkin atau mungkin tidak terintegrasi dengan Perangkat Lunak POS.
Anda mungkin telah memperhatikan bahwa di beberapa toko, tagihan dicetak dan kartu digesek pada satu perangkat keras. Terminal ini biasanya dibangun ke dalam sistem secara keseluruhan dan terintegrasi dengan perangkat lunak POS untuk manajemen pesanan yang lancar dan checkout yang lebih cepat.
Terminal POS biasanya mendeteksi semua mode pembayaran melalui kartu gesek dan kartu berbasis chip- lagi pula, untuk itulah mereka dibuat! Terminal POS modern juga mendeteksi kartu NFC/tanpa kontak dan opsi pembayaran lainnya seperti Apple Pay, Google Wallet, Samsung Pay, dll.
4. Penjelasan POS Payment
Titik pembelian atau pembayaran penjualan adalah titik waktu tertentu ketika transaksi keuangan terjadi melalui sistem POS.
Misalnya, jika Anda memutuskan untuk membeli dua produk dan membawanya ke kasir, staf di sana akan memindai produk dan membuat tanda terima.
Pada saat Anda membayar barang-barang ini baik dengan uang tunai, kartu atau dompet digital, pembelian POS terjadi.
Biasanya, biaya transaksi berlaku untuk pelanggan yang membayar di negara lain menggunakan kartu mereka di toko. Tagihan ini muncul sebagai ‘POS’ pada pernyataan kartu. Ini berarti bahwa Anda telah mengeluarkan biaya tersebut untuk menggunakan kartu Anda di lokasi selain yang didukung oleh bank Anda.
Ini seperti membayar biaya roaming internasional. Bank Anda perlu membayar bank lain untuk memproses permintaan Anda.
Bagaimana Cara Mengatur Sistem POS?
Menyiapkan Point of Sale (sistem POS) melibatkan pengaturan perangkat keras, perangkat lunak, dan terminal. Mari kita lakukan setiap langkah dalam urutan yang sama.
1. Instalasi Hardware
Perangkat keras POS memiliki dua komponen yang tidak dapat Anda singkirkan. Mereka adalah pemindai kode batang dan unit tampilan. Kedua perangkat ini masing-masing diperlukan untuk memindai produk dan melihat transaksi. Selain itu, berikut adalah beberapa komponen lain yang perlu dipertimbangkan:
- Cadangan Daya: Jika Anda memilih untuk menginstal pengaturan lengkap termasuk perangkat desktop, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam UPS untuk mencegah kehilangan data selama pemadaman listrik.
- Menghubungkan komponen: Hubungkan komponen perangkat keras Anda satu sama lain, dan ke internet. Jika Anda akan menggunakan POS berbasis cloud, akses internet adalah suatu keharusan.
- Menggunakan iPad POS: Bekerja di browser, atau melalui aplikasi. Jika Anda menggunakan iPad di toko Anda sebagai perangkat keras POS, Primaseller membantu Anda menggunakan kamera untuk pemindaian produk dan Square untuk pembayaran, sehingga menggabungkan semua komponen POS menjadi satu perangkat.
- Mencetak tanda terima: Anda dapat menghubungkan sistem iPad atau POS ke printer pilihan, memilih template tanda terima, dan mulai mencetak. Juga, mengapa tidak menjadi hijau dan hanya mengirim email template saja? Dengan cara ini, Anda juga mendapatkan alamat email pelanggan untuk mengirim promosi.
2. Pengaturan Software
Bergantung pada apakah Anda memilih POS asli atau produk perangkat lunak berbasis cloud, langkah selanjutnya ini akan sedikit berbeda.
POS Asli: Personil dari perusahaan penyedia layanan biasanya datang untuk menginstalnya di sistem Anda dan memberi Anda demonstrasi.
POS berbasis cloud: Jika Anda menggunakan perangkat lunak berbasis cloud, prosesnya jauh lebih mudah. Backend sudah siap untuk Anda dan yang perlu Anda lakukan hanyalah mengintegrasikan database toko Anda dengan perangkat lunak POS.
POS iPad: Jika Anda menggunakan aplikasi iOS di iPad Anda, penyiapannya cukup dengan masuk ke akun layan POS Anda dan memilih template Anda, serta memperbarui inventaris untuk pertama kalinya.
BACA JUGA : Return on Investment (ROI) Adalah: Cara Menghitung ROI
3. Integrasi Terminal dan Langkah Selanjutnya
Siapkan terminal POS dengan memasang pembaca kartu ke sistem Anda menggunakan koneksi internet yang sama atau yang berbeda khusus untuk pembaca tersebut.
Salah satu manfaat utama beralih ke Point Of Sale dari register tradisional adalah manajemen inventaris yang lebih baik.
Luangkan waktu untuk memperbarui informasi inventaris Anda di sistem POS Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari penggunaannya. Sekarang kamu bisa
- Memproses pesanan di toko Anda
- Menerima pembayaran untuk pesanan ini menggunakan berbagai terminal yang berbeda
- Dapatkan informasi terkini tentang inventaris dan tingkat stok Anda
- Lihat berapa banyak yang Anda jual selama periode waktu tertentu
- Rencanakan pesanan pembelian Anda berdasarkan kebutuhan toko ritel Anda
Manfaat Software Point Of Sale
Ada beberapa keuntungan menggunakan software Point Of Sale (POS) di toko Anda. Kami membahas beberapa di antaranya di sini.
Lebih Efisien
Mesin kasir tradisional sangat bergantung pada kemampuan personel untuk mengingat harga dan detail setiap produk di toko. Seperti yang dapat Anda bayangkan, seiring bertambahnya jumlah SKU di toko Anda, atau setiap kali Anda merekrut karyawan baru, efisiensi transaksi semacam itu sangat berkurang.
Dengan perangkat lunak POS, semua detail produk sudah tersedia untuk personel. Yang perlu mereka lakukan hanyalah memindai kode batang produk dan setiap detail ditampilkan kepada mereka, membuat proses checkout lebih cepat, dan antrean lebih pendek.
Inventory Management
Seperti yang telah kita bahas sebelumnya dalam artikel ini, pengecer menemukan bahwa pindah ke perangkat lunak POS sangat meningkatkan efisiensi mereka dalam manajemen inventaris. Cukup masukkan level stok Anda yang ada untuk setiap produk saat Anda mengatur POS Anda untuk pertama kalinya. Sejak saat itu, untuk setiap pesanan yang diproses, perangkat lunak menyesuaikan tingkat persediaan dengan sendirinya.
Anda bahkan dapat memproses pengembalian dan penggantian dengan mudah. Cukup beri tahu perangkat lunak produk mana yang telah dikembalikan pelanggan dan biarkan perangkat menyesuaikan tingkat inventaris yang sesuai.
Laporan Penjualan
Sebagian besar aplikasi perangkat lunak POS saat ini menawarkan laporan penjualan dan analisis tren. Kedua hal ini membantu Anda menentukan bagaimana bisnis Anda berjalan. Anda juga dapat menggunakan laporan ini untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang dan melacak penjualan Anda selama periode waktu yang berbeda.
Identifikasi Karyawan
Menggunakan perangkat lunak POS, Anda dapat melacak karyawan dan kecepatan checkout mereka dengan menggunakan kode yang diberikan kepada mereka. Sebelum seorang karyawan dapat memproses pesanan, mereka harus terlebih dahulu memasukkan kode karyawan mereka. Tidak hanya kecepatan mereka, Anda juga dapat meninjau umpan balik dari pelanggan dan mengidentifikasi karyawan mana yang berkinerja baik dan mana yang membutuhkan lebih banyak pelatihan. Ini membantu Anda meningkatkan pengalaman di dalam toko.
Konsistensi Katalog:
Untuk pengecer yang menjual di beberapa lokasi, menjaga konsistensi katalog produk mereka bisa menjadi tantangan. Namun, perangkat lunak POS menyimpan katalog data digital yang dapat diakses di seluruh lokasi. Dengan kata lain, Anda tidak perlu khawatir untuk menetapkan harga produk yang sama di seluruh toko, bahkan selama periode obral. Sebaliknya, POS akan melakukannya untuk Anda.
Jenis POS Sytem
Berdasarkan produk apa yang akan Anda jual di outlet Anda, beberapa fitur dan penyesuaian khusus dapat membantu Anda lebih efisien dalam memproses pesanan. Sementara beberapa sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan khusus ini, pengaturan dasar hampir selalu tetap sama.
- Pakaian Penjual garmen akan memperhatikan bahwa setiap produk mereka mungkin memerlukan SKU komposit (induk) yang mewakili merek. Mereka juga memerlukan beberapa SKU turunan yang mengidentifikasi setiap produk individual dalam SKU induk. Anda perlu mengunggah produk seperti itu ke dalam katalog digital.
- Barang elektronik Barang-barang ini memerlukan nomor seri untuk mengidentifikasi tidak hanya model dan pembuatannya, tetapi juga barang spesifik di dalam toko. Nomor seri diunggah ke perangkat lunak POS dan diidentifikasi saat item dipindai.
- Produk dalam kemasan dan bahan makanan Kategori ini membutuhkan Unit-Of-Measure (UOM) dan tanggal kedaluwarsa. Anda menggunakan tanggal kedaluwarsa untuk mengidentifikasi barang yang mendekati tanggal penggunaan dan menjualnya dengan harga diskon. UOM membantu Anda menentukan jumlah produk yang perlu Anda bayar dengan harga berapa.
- Restoran POS yang memiliki satu layar untuk mengelola reservasi, memproses pesanan, dan menerima umpan balik membuat pengalaman bersantap menjadi lebih baik.
- Perhiasan Perangkat lunak POS di toko yang menjual produk bernilai tinggi dapat meningkatkan peringatan untuk tagihan yang salah/ganda. Itu juga dapat mengirim pengingat untuk audit stok yang sering.
BACA JUGA : Buyer Persona: Contoh, Tipe, Manfaat Buyer Persona
Cloud vs. Software POS Asli
Anda memiliki dua jenis perangkat lunak POS – berbasis cloud dan asli.
Anda menginstal perangkat lunak asli pada sistem agar dapat berfungsi. Ini khusus sistem dan menghabiskan memori pada perangkat tempat perangkat dipasang. Meskipun dianggap berlebihan saat ini, beberapa pengecer lebih suka menggunakan perangkat lunak POS asli di tempat-tempat di mana konektivitas internet rendah.
Perangkat lunak POS berbasis cloud tidak diinstal pada perangkat keras POS. Sebagai gantinya, kodenya terletak pada server jarak jauh dan Anda menyebarkannya di toko secara berlangganan.
Manfaat terbesar dari sistem berbasis cloud adalah Anda dapat mengaksesnya dari mana saja di dunia. Artinya, meskipun Anda keluar dari toko, Anda masih memiliki akses ke semua data penjualan. Anda juga dapat mengatur kontrol pada sistem berbasis cloud untuk memutuskan karyawan toko mana yang dapat melihat informasi apa. Pelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara POS berbasis cloud dan aplikasi asli di sini.
