Analisis kesenjangan atau Gap Analysis adalah perbedaan antara kinerja aktual suatu organisasi dan kinerja yang diinginkan atau potensial. Jika sumber daya organisasi saat ini kurang dimanfaatkan dan melepaskan investasi dalam teknologi atau modal, maka organisasi akan berkinerja buruk.
Gap Analysis mengenali kesenjangan antara alokasi tambahan, tingkat alokasi saat ini, integrasi sumber daya dan akhirnya bidang perbaikan. Dengan analisis ini, area yang membutuhkan perbaikan dapat diidentifikasi.
Gap Analysis meliputi Mencari tahu, merinci, dan meningkatkan varians antara persyaratan bisnis dan kemampuan organisasi saat ini (seperti sumber daya, teknologi, modal, dll.).
Gap Analysis dapat dengan mudah ditentukan dengan menggunakan benchmarking dan dari valuasi lainnya. Setelah kinerja yang diharapkan dari perusahaan ditentukan, maka dapat dengan mudah dibandingkan dengan tingkat kinerja organisasi saat ini.
Perbandingan ini disebut Gap Analysis. Jenis analisis ini dapat dilakukan pada tingkat operasional atau strategis organisasi.
Ini juga dapat disebut sebagai analisis bisnis dari suatu organisasi untuk apa yang sedang dilakukannya dan di mana ia ingin berada di masa depan. Gap Analysis dapat dilakukan dari berbagai perspektif seperti sumber daya manusia, proses bisnis, arah bisnis, dan teknologi informasi. Gap Analysis membantu dalam mengukur investasi uang, waktu, dan sumber daya manusia untuk mencapai hasil tertentu.
Misalnya, mengubah sistem pembayaran gaji organisasi dari paper-based menjadi paperless system. Gap Analysis juga dapat digunakan untuk menentukan seberapa baik suatu produk atau solusi memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan.
Dalam skenario ini, hasil analisis Gap dapat diberi peringkat Baik, Sedang, atau Buruk. Dengan melakukan analisis Gap, seseorang dapat menentukan produk baru apa yang harus ditambahkan atau jenis tambahan apa yang harus dilakukan pada sistem yang ada. Kesenjangan harus diisi oleh organisasi untuk bertahan dalam persaingan dan tumbuh di pasar.
Jenis GAP
Ada empat jenis GAP.
1. Kesenjangan Produk/Pasar
Kesenjangan produk atau pasar dapat didefinisikan sebagai perbedaan antara penjualan aktual yang dilakukan dan penjualan yang dianggarkan.
2. Kesenjangan Kinerja
Kesenjangan kinerja dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara kinerja aktual dan kinerja yang diharapkan.
3. Kesenjangan Tenaga Kerja
Kesenjangan tenaga kerja dapat didefinisikan sebagai perbedaan antara kekuatan aktual organisasi dan kuantitas dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Manfaat dari GAP Analysis
- Memastikan bahwa persyaratan proyek telah terpenuhi seperti yang diinginkan.
- Memberikan wawasan tentang area yang memerlukan perbaikan seperti produk, efisiensi, proses, profitabilitas, kinerja, kepuasan pelanggan, keunggulan kompetitif, dan partisipasi.
- Membantu dalam menentukan area yang lemah dan memiliki kekurangan dan untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut.
- Membantu dalam mengungkap perbedaan antara persepsi dan kenyataan.
- Membantu dalam menentukan tempat terbaik untuk menyebarkan energi dan sumber daya fokus.
- Memberikan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik, yang selanjutnya membantu dalam meningkatkan kinerja.
- Jika Gap Analysis dilakukan, hasil analisis kesenjangan dengan benar dapat dipahami dengan jelas dan mudah.
BACA JUGA : Apa itu Competitive Advantage? Tips Keunggulan Kompetitif
Kekurangan GAP Analysis
- Namun, analisis kesenjangan melepaskan penyebab beberapa masalah. Tetapi jika tidak cukup dalam, maka penyebab sebenarnya dari masalah dapat dibiarkan tidak terpecahkan, dan berbagai kerumitan di belakangnya dapat terlewatkan.
- Keberhasilan analisis kesenjangan sangat tergantung pada ketekunan dan pengetahuan orang-orang yang terlibat dalam proses analisis kesenjangan.
- Ada kemungkinan besar bahwa hasil analisis bisa salah karena alasan sering berubah, terutama di organisasi besar.
Bagaimana Melakukan GAP Analysis?
Dalam organisasi besar, tugas melakukan Gap Analysis adalah manajer proyek, analis bisnis, manajemen, atau tim perbaikan proses. Namun, jika sedikit pelatihan dan template langkah-langkah yang dirancang dengan baik disediakan, maka siapa pun dapat melakukan analisis kesenjangan secara efisien.
Beberapa organisasi menyimpan pedoman yang dapat diikuti untuk melakukan Gap Analysis. Di bagian ini, Anda akan mempelajari tentang langkah-langkah dasar yang harus diikuti untuk melakukan analisis kesenjangan yang berhasil.
1. Tentukan area yang akan dianalisis dan tujuan yang ingin dicapai
Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk menentukan mengapa pabrik Anda tidak memenuhi target output. Kemudian Anda harus mencari tahu penyebab yang berkontribusi terhadap target yang tidak terpenuhi dan menyarankan solusi untuk menghilangkan penyebab tersebut.
2. Menetapkan keadaan masa depan yang ideal
Tetapkan tahap masa depan yang ingin Anda capai jika semuanya berjalan sesuai rencana.
3. Analisis keadaan saat ini
Apa penyebab tidak tercapainya target? Misalnya, apakah pekerja kurang pelatihan? Apakah departemen produksi kekurangan staf? Apakah bahan yang dibutuhkan tersedia terus-menerus? Apakah tata letak lantai produksi menjadi kendala dalam mencapai tujuan?
4. Bandingkan keadaan sebenarnya dengan keadaan ideal
Apa perbedaan antara produksi aktual dan produksi yang diinginkan? Misalnya, apakah Anda diharuskan memproduksi 100 unit per jam, tetapi berhasil memproduksi hanya 80 unit?
5. Jelaskan kesenjangan dan ukur perbedaannya
Dalam contoh unit produksi di atas, produksi mengalami kekurangan sebesar 20%. Setelah melakukan penelitian untuk mengetahui penyebab secara garis besar kontribusi masing-masing terhadap kekurangan tersebut.
6. Membuat laporan rekomendasi dan membuat rencana untuk menjembatani kesenjangan
Setelah melakukan analisis, Anda harus memutuskan perubahan apa yang perlu dilakukan dan langkah apa yang harus diambil untuk menjembatani kesenjangan tersebut. Dalam contoh kami, tim analisis mungkin memutuskan bahwa masalah tata letak adalah cara mudah untuk mengatasi masalah dan akan memberikan dampak maksimal, dan mereka mungkin juga menyarankan cara untuk mengatasinya.
Mereka juga dapat bekerja dengan tim staf dan rantai pasokan untuk menerapkan rekomendasi untuk mengatasi masalah. Ide-ide akan diringkas dan disajikan kepada manajemen untuk persetujuan lebih lanjut untuk tindakan.
BACA JUGA : Business Process Management: Manfaat, Jenis dan Contoh
Contoh GAP Analysis
Ada banyak bidang bisnis seperti penjualan, akuntansi, layanan pelanggan, dll. yang dapat menggunakan analisis Gap. Berikut adalah beberapa contoh yang dapat membantu Anda memahami penerapan Gap Analysis secara luas.
1. Produktivitas
Ketika tingkat produktivitas perusahaan Anda memenuhi harapan yang Anda miliki untuk perusahaan Anda atau berbagai persyaratan bisnis yang ditetapkan dapat diperbaiki menggunakan analisis Kesenjangan.
2. Peluncuran Produk Baru
Saat perusahaan Anda meluncurkan produk baru, analisis Kesenjangan dapat dilakukan untuk menentukan mengapa penjualan tidak memenuhi estimasi.
3. Kinerja Penjualan
Produsen dapat melihat katalog atau produknya untuk menentukan produk mana yang berkinerja baik dan mana yang tidak. Dengan cara ini, dia dapat menentukan apakah dia memproduksi bauran produk yang tepat atau dia perlu membuat beberapa perubahan untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan dan memenuhi permintaan di masa depan.
4. Manajemen Pasokan
Jika sebuah toko sering kehabisan persediaan, maka mereka dapat menjalankan analisis Kesenjangan untuk mengetahui alasan di baliknya.
5. Evaluasi produk
Gap Analysis dapat dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak untuk menentukan semua fungsi dan fitur yang digambar dalam persyaratan bisnis ada dan berfungsi sesuai harapan.
6. Penilaian Individu
Gap Analysis dapat diberikan kepada tim anggota oleh pemimpin tim sebagai suatu kegiatan. Hasil dari kegiatan ini tidak hanya akan menentukan cara untuk meningkatkan kinerja setiap orang tetapi juga menemukan praktik terbaik yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sehingga produktivitas mereka dapat ditingkatkan.
