e-HRM adalah penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) oleh departemen SDM dan profesional SDM untuk menjalankan peran mereka dengan cara yang lebih efektif, otomatis, dan berorientasi pada hasil. Dikatakan juga bahwa e-HRM adalah penggunaan teknologi e-bisnis untuk mengaktifkan dan mendukung perolehan, pengembangan, pengelolaan, dan retensi sumber daya manusia dalam organisasi.

E-HRM bukanlah konsep baru, melainkan perpanjangan dari HRM yang memanfaatkan peluang yang ditawarkan oleh teknologi. Tujuan e-HRM adalah menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses HRM. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari e-HRM, termasuk peningkatan komunikasi, peningkatan akses informasi, proses SDM yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

E-HRM atau manajemen sumber daya manusia elektronik adalah proses pengelolaan sumber daya manusia dengan menggunakan sarana elektronik. Ini adalah penggunaan teknologi untuk mengelola semua aspek sumber daya manusia, termasuk catatan karyawan, waktu dan kehadiran, pelatihan dan pengembangan, serta tunjangan.

Istilah “e-HRM” mengacu pada integrasi semua sistem dan aktivitas SDM menggunakan teknologi berbasis web. Sederhananya, e-HRM adalah istilah yang mengacu pada sistem atau praktik manajemen sumber daya manusia strategis apa pun dalam sumber daya manusia yang didukung oleh Internet atau teknologi terkait.

Pengertian Apa itu e-HRM

Ada banyak data pribadi karyawan yang perlu dikumpulkan dan dikelola di tingkat kepegawaian departemen SDM agar departemen SDM dapat berfungsi dengan baik. Data ini mencakup hal-hal seperti informasi kontak, riwayat pekerjaan, ulasan kinerja, dan lainnya. Departemen SDM harus dapat mengakses data ini dengan mudah dan efisien untuk mendukung berbagai proses bisnis. E-HRM adalah cara terbaik untuk mengelola data ini dan memastikan bahwa departemen SDM dapat melakukan tugasnya secara efektif.

E-HRM juga dapat membantu dengan hal-hal seperti manajemen pengetahuan dan mendukung berbagai aktivitas strategis klien departemen SDM. Dengan menggunakan E-HRM, departemen SDM dapat fokus pada fungsi intinya, aktivitas strategis SDM, dan layanan SDM. Jenis spesifik dari fungsi SDM yang dipilih meringankan beberapa beban bisnis. E-HRM adalah cara yang bagus untuk mendukung proses bisnis dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas departemen SDM, dan ini adalah layanan yang harus dipertimbangkan oleh lebih banyak bisnis untuk digunakan.

Proses tinjauan manajemen sumber daya manusia dapat menjadi rumit dan memakan waktu. Seringkali ada banyak pemangku kepentingan berbeda yang terlibat dalam proses ini, dan masing-masing perlu diberi perhatian yang tepat. Departemen SDM harus dapat mengakses data ini dengan mudah dan efisien untuk mendukung berbagai proses bisnis. E-HRM adalah cara yang bagus untuk mengelola informasi sumber daya manusia ini dan memastikan bahwa departemen SDM dapat melakukan tugasnya secara efektif.

Apa saja Elemen dalam E-HRM?

Unsur-unsur e-HRM dapat diringkas menjadi lima kategori utama:

1. Layanan mandiri karyawan

Ini adalah saat karyawan memiliki akses ke informasi departemen SDM mereka dan dapat melakukan sendiri berbagai tugas SDM, seperti memperbarui informasi pribadi mereka, meminta cuti, atau melamar program pelatihan.

2. Self Service Manager

Ini adalah saat manajer memiliki akses ke informasi SDM dan alat yang dapat mereka gunakan untuk mengelola karyawan mereka, seperti data tinjauan kinerja, catatan waktu dan kehadiran, atau program pelatihan dan pengembangan.

3. E-Recruitment

Ini adalah penggunaan teknologi untuk merekrut karyawan baru, seperti memasang iklan pekerjaan secara online, melakukan wawancara video, atau menggunakan media sosial untuk perekrutan.

4. E-learning

Ini adalah penggunaan teknologi untuk menyampaikan program pelatihan dan pengembangan secara elektronik, seperti kursus online, e-book, atau webinar.

5. Analytics

Ini adalah penggunaan data dan analitik untuk meningkatkan pengambilan keputusan SDM, seperti menggunakan data untuk mengidentifikasi tren perilaku karyawan atau menggunakan analitik untuk menilai dampak program pelatihan.

Jenis E-HRM

Ada 3 Jenis E-HRM diantaranya

1. Operasional

Sistem e-HRM operasional digunakan untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses SDM, seperti orientasi karyawan atau tinjauan kinerja. Jenis sistem e-HRM ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses SDM dan memudahkan para profesional SDM untuk melakukan pekerjaannya.

2. Relasional

Sistem e-HRM relasional digunakan untuk menciptakan hubungan yang lebih kolaboratif dan interaktif antara profesional SDM dan karyawan. Jenis sistem e-HRM ini dirancang untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara profesional SDM dan karyawan.

3. Transformasional

Sistem e-HRM transformasional digunakan untuk secara radikal mengubah cara fungsi SDM dilakukan. Jenis sistem e-HRM ini dirancang untuk merombak total cara fungsi SDM dijalankan, menjadikannya lebih efisien dan efektif.

Jenis sistem e-HRM yang paling umum adalah sistem e-HRM operasional, yang dirancang untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses SDM. Namun, ketiga jenis sistem e-HRM dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses HRM.

Tujuan E-HRM

Tujuan e-HRM adalah menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses HRM. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari e-HRM, termasuk peningkatan komunikasi, peningkatan akses informasi, proses SDM yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

E-HRM dapat membantu organisasi mencapai beberapa tujuan, seperti:

Meningkatkan komunikasi antara profesional SDM dan karyawan
Meningkatkan akses ke informasi dan alat SDM
Membuat proses SDM lebih efisien
Meningkatkan pengambilan keputusan dalam SDM
Mengaktifkan kerja jarak jauh untuk profesional SDM
Mengurangi biaya operasional SDM
Meningkatkan akurasi data SDM

Peran E-HRM dalam Organisasi

Peran e-HRM dalam organisasi dapat diringkas menjadi tiga kategori utama:

1. Komunikasi

E-HRM dapat meningkatkan komunikasi antara profesional SDM dan karyawan dengan menyediakan cara yang lebih efisien untuk bertukar informasi.

2. Proses

E-HRM dapat meningkatkan efisiensi proses SDM dengan mengotomatisasi dan merampingkan berbagai tugas SDM.

3. Pengambilan keputusan

E-HRM dapat meningkatkan pengambilan keputusan di HR dengan menyediakan akses ke data dan analitik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren dan membuat keputusan berdasarkan informasi.

Keuntungan E-HRM

Beberapa keuntungan penting dari e-HRM adalah

1. Meningkatkan komunikasi antara profesional SDM dan karyawan

E-HRM menyediakan cara yang lebih efisien bagi para profesional HR dan karyawan untuk bertukar informasi. Hal ini dapat mengarah pada peningkatan komunikasi dan kolaborasi antara SDM dan karyawan.

2. Meningkatkan akses ke informasi dan alat SDM

E-HRM memberi karyawan akses ke informasi SDM dan alat yang dapat mereka gunakan untuk mengelola karier mereka. Ini dapat membantu karyawan menjadi lebih proaktif dalam mengelola karir mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat tentang masa depan mereka.

3. Membuat proses SDM menjadi lebih efisien

E-HRM mengotomatiskan dan merampingkan berbagai proses SDM, seperti orientasi karyawan atau tinjauan kinerja. Ini dapat membantu membuat proses SDM lebih efisien dan lebih mudah dikelola.

4. Meningkatkan pengambilan keputusan dalam SDM

E-HRM menyediakan akses ke data dan analitik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren dan membuat keputusan berdasarkan informasi tentang kebijakan dan praktik SDM. Ini dapat membantu meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan SDM secara keseluruhan.

5. Memungkinkan kerja jarak jauh untuk profesional SDM

E-HRM memungkinkan profesional SDM untuk bekerja dari jarak jauh dengan menyediakan akses ke informasi dan alat SDM melalui internet. Ini dapat membantu mengurangi biaya menjalankan departemen SDM dan membuatnya lebih mudah diakses oleh karyawan.

6. Mengurangi biaya operasional SDM

E-HRM dapat membantu mengurangi biaya operasional SDM dengan mengotomatisasi dan merampingkan berbagai proses SDM. Hal ini dapat menyebabkan penghematan yang signifikan bagi organisasi yang menerapkan sistem e-HRM.

7. Meningkatkan akurasi data SDM

Sistem E-HRM dapat membantu meningkatkan keakuratan data SDM dengan menyediakan cara yang lebih efisien untuk mengumpulkan dan menyimpan data. Hal ini dapat membantu meningkatkan kualitas pengambilan keputusan SDM.

Kekurangan E-HRM

Sementara e-HRM memiliki banyak kelebihan, beberapa kelemahan harus dipertimbangkan, seperti

1. Masalah keamanan

Salah satu perhatian utama dengan e-HRM adalah keamanan data karyawan. Sistem e-HRM menyimpan sejumlah besar data karyawan, yang rentan terhadap pelanggaran keamanan.

2. Masalah privasi

Perhatian lain dengan e-HRM adalah privasi data karyawan. Sistem e-HRM mengumpulkan dan menyimpan sejumlah besar data karyawan, yang dapat digunakan untuk melacak dan memantau perilaku karyawan.

3. Biaya pelaksanaan

Sistem e-HRM bisa mahal untuk diterapkan dan dipelihara. Organisasi perlu mempertimbangkan dengan hati-hati biaya dan manfaat e-HRM sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem tersebut.

4. Ubah manajemen

e-HRM dapat memerlukan perubahan signifikan dalam cara menjalankan fungsi SDM. Organisasi harus mengelola perubahan ini dengan hati-hati untuk memastikan bahwa e-HRM berhasil diterapkan.

5. Resistensi karyawan

Beberapa karyawan mungkin menolak e-HRM karena mereka merasa itu mengganggu privasi mereka atau karena mereka tidak nyaman menggunakan teknologi baru. Organisasi harus secara hati-hati mengelola resistensi karyawan terhadap e-HRM untuk memastikan keberhasilan penerapannya.

6. Membutuhkan keterampilan TI tingkat tinggi

e-HRM membutuhkan keterampilan TI tingkat tinggi untuk diterapkan dan dipelihara. Organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan sumber daya TI yang diperlukan sebelum menerapkan e-HRM.

Area Fungsional E-HRM

1. Rekrutmen elektronik

E-recruitment adalah penggunaan sarana elektronik untuk merekrut karyawan. Ini dapat mencakup penggunaan papan kerja online, media sosial, atau alat online lainnya untuk menarik dan mengidentifikasi kandidat.

2. Pemilihan elektronik

E-seleksi adalah penggunaan sarana elektronik untuk memilih karyawan. Ini dapat mencakup penggunaan alat penilaian online, wawancara video, atau alat online lainnya untuk mengidentifikasi dan memilih kandidat.

3. E-learning/pelatihan berbasis web

E-learning/pelatihan berbasis web adalah penggunaan sarana elektronik untuk memberikan pelatihan karyawan. Ini dapat mencakup penggunaan sistem manajemen pembelajaran online, kursus e-learning, atau alat pelatihan berbasis web lainnya untuk menyediakan pelatihan yang dibutuhkan karyawan.

4. Video

Video adalah alat e-HRM yang kuat yang dapat digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Video dapat digunakan untuk melakukan wawancara video, membuat kursus e-learning, atau memberikan umpan balik waktu nyata kepada karyawan.

5. Suara

Audio adalah alat e-HRM lain yang dapat digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Audio dapat digunakan untuk melakukan wawancara audio, membuat kursus e-learning, atau memberikan umpan balik waktu nyata kepada karyawan.

6. Konferensi video

Videoconference adalah alat yang dapat digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Konferensi video dapat digunakan untuk melakukan wawancara video, membuat kursus e-learning, atau memberikan umpan balik waktu nyata kepada karyawan.

7. Blogging

Blogging adalah alat yang dapat digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Blogging dapat digunakan untuk membuat kursus e-learning atau memberikan umpan balik waktu nyata kepada karyawan.

8. Komputer, tablet, dan perangkat seluler

Komputer, tablet, dan perangkat seluler adalah alat e-HRM yang penting. Perangkat ini dapat digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Mereka juga dapat digunakan untuk mengakses kursus e-learning dan sistem manajemen e-performance.

9. Manajemen kinerja elektronik

E-performance management adalah penggunaan sarana elektronik untuk mengelola kinerja karyawan. Ini dapat mencakup penggunaan sistem manajemen kinerja online, kursus e-learning, atau alat berbasis web lainnya untuk memberikan umpan balik kepada karyawan yang mereka perlukan untuk meningkatkan kinerja mereka.

10. E-kompensasi

E-kompensasi adalah penggunaan sarana elektronik untuk mengelola kompensasi karyawan. Ini dapat mencakup penggunaan sistem manajemen kompensasi online, kursus e-learning, atau alat berbasis web lainnya untuk memberi karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tentang kompensasi mereka.

11. Tunjangan karyawan

Tunjangan karyawan adalah bagian penting dari e-HRM. Manfaat karyawan dapat dikelola menggunakan sistem manajemen manfaat online, kursus e-learning, atau alat berbasis web lainnya. Alat-alat ini dapat membantu karyawan memahami dan memanfaatkan manfaat mereka sebaik-baiknya.