Business Process Management: Manfaat, Jenis dan Contoh

Business Process Management adalah penyertaan metode dan sistem yang digunakan untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, mengoptimalkan, dan mengotomatisasi proses bisnis. Sistem business process management memungkinkan operasi bisnis berfungsi dalam skenario yang berbeda dengan memastikan peningkatan dan mengukur pertumbuhan untuk mengoptimalkan pencapaian tujuan.

Menerapkan sistem business process management bisnis mengatur tindakan orang, sistem, informasi, dan objek untuk mencapai hasil bisnis yang mendukung strategi perusahaan. Proses terstruktur dan berulang tersedia, dan metode tidak terstruktur dan tak terduga. Teknologi sering digunakan dengan BPM; namun, itu tidak diperlukan. BPM sangat penting untuk menyelaraskan investasi TI/OT dengan tujuan bisnis.

Apa itu Business Process Management?

Business process management bisnis didefinisikan sebagai proses manajerial yang mencakup serangkaian aktivitas, alat, dan metode untuk mengelola operasi bisnis untuk mencapai tujuan organisasi. Model proses BPM melibatkan rekayasa ulang proses persisten yang menggunakan pendekatan BPM cerdas dengan kemampuan otomatisasi untuk mengotomatisasi tugas atau alur kerja sistem yang ada.

Organisasi yang menggabungkan metodologi BPM umumnya mengikuti Six Sigma dan manajemen lean. Secara keseluruhan, business process management bisnis (BPM) adalah disiplin organisasi di mana perusahaan memeriksa prosesnya, baik secara kolektif maupun individual. Ini memeriksa situasi saat ini dan menyarankan peluang untuk perbaikan untuk membuat organisasi lebih efisien dan produktif. Setiap departemen dalam sebuah perusahaan bertanggung jawab untuk mengubah beberapa bahan mentah atau data menjadi sesuatu yang lain. Setiap departemen mungkin bertanggung jawab atas selusin atau lebih prosedur dasar.

Pentingnya Business Process Management

BPM digunakan secara teratur untuk meningkatkan proses bisnis. Proses bisnis mungkin terdiri dari ratusan atau ribuan aktivitas dan metode serta persetujuan yang diperlukan untuk mencapainya.

BPM membantu para pemimpin mengidentifikasi cara menyebarkan, mengelola, dan menilai sumber daya perusahaan dengan menyelaraskan operasi bisnis dengan permintaan pelanggan.

Jika dilakukan dengan benar, BPM dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, menurunkan biaya, dan mengurangi kesalahan dan risiko sekaligus meningkatkan hasil.

Berikut ini adalah contoh umum: menyelesaikan pembelian produk, memperbarui akun terkait, memperbarui basis data yang diperlukan, mengotorisasi dan mengirimkan faktur, dan memasukkan karyawan baru.

Prosedur bisnis yang buruk dapat menyebabkan malapetaka jika dibiarkan tidak teratur dan tidak sistematis.

Orang hanya melihat satu bagian dari proses pada satu waktu. Hanya sedikit yang dapat memindai dan melihat konsekuensi lengkap dari suatu proses, termasuk di mana proses itu dimulai dan selesai, data penting yang diperlukan, dan segala hambatan dan ketidakefisienan.

Business Process Management Life Cycle

BPM terdiri dari banyak fase. Pakar BPM sering menyebut lima hal ini:

1. Desain

Periksa prosedur saat ini untuk menentukan di mana itu dapat ditingkatkan. Kemudian, dengan memanfaatkan standarisasi dan otomatisasi, rencanakan proses bisnis sebagaimana mestinya.

2. Model

Periksa bagaimana proses bisnis berfungsi dalam berbagai keadaan.

3. Terapkan

Menerapkan perbaikan, seperti standarisasi proses dan otomatisasi.

4. Memantau

Lacak kemajuan Anda untuk melihat seberapa baik kinerjanya.

5. Optimalkan

Meningkatkan proses bisnis semaksimal mungkin.

Manfaat Business Process Management

BPM bukanlah sesuatu yang dilakukan sekali dan kemudian dilupakan. Proses perlu ditangani secara teratur. Perusahaan harus berkonsentrasi untuk meningkatkannya dari awal hingga akhir daripada berfokus pada aktivitas tertentu.

Manajer mendapat manfaat dari BPM dengan memahami dan mengevaluasi proses yang terjadi di dalam bisnis mereka untuk mengoptimalkan hasil mereka. Ini juga membantu dalam mengadaptasi proses bisnis sesuai tren pasar, standar industri, dan teknologi terbaru.

Solusi BPM cukup efektif dalam meningkatkan nilai organisasi melalui perbaikan proses dengan menawarkan berbagai manfaat seperti:

• BPM memastikan efisiensi yang dioptimalkan dan penghematan biaya untuk bisnis, karena alat BPM mengoptimalkan proses yang ada, ditambah juga memastikan lebih banyak struktur ke dalam pengembangan proses organisasi baru. BPM memastikan hal ini dengan menghilangkan redudansi proses serta hambatan yang menghasilkan peningkatan efisiensi dan hasil yang menguntungkan. Ini juga menyalurkan lebih banyak kelincahan yang memungkinkan bisnis mencapai hasil bisnis yang diinginkan pada tingkat yang jauh lebih cepat. Ini memandu manajer dalam mengalokasikan sumber daya yang berlebihan untuk tugas-tugas prioritas tinggi lainnya.
• business process management bisnis juga terlibat dalam meningkatkan pengalaman karyawan dan pelanggan. Ini akan menghilangkan pekerjaan yang berulang dan membuat informasi lebih mudah diakses. Business process management bisnis menghilangkan gangguan, dan karenanya memungkinkan karyawan fokus pada pekerjaan mereka dan pelanggan mereka untuk mengoptimalkan kepuasan pelanggan. Menyalurkan alur kerja yang jelas melalui BPM berguna dalam memperpendek kurva pembelajaran dalam proses orientasi karyawan yang akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan.
• BPM membuat proses lebih terukur untuk memastikan eksekusi proses dan otomatisasi alur kerja yang lebih baik. Ini juga akan membantu dalam proses penskalaan ke geografi lain di seluruh dunia. Alat BPM berguna dalam membawa kejelasan peran dan menjaga konsistensi sepanjang proses. Ini dapat memungkinkan bisnis menemukan peluang untuk memasukkan aturan bisnis untuk otomatisasi dan inovasi.
• Business process management bisnis juga menawarkan transparansi yang lebih baik. Ini dengan jelas mendefinisikan pemilik bisnis tentang tugas seluruh proses untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas yang lebih besar. Ini juga membantu dalam membina lebih banyak komunikasi di antara tim.
• BPM juga memberdayakan manajer sedemikian rupa sehingga mereka tidak terlalu bergantung pada tim pengembangan. Alat BPM berguna dalam menawarkan fitur kode rendah untuk menghilangkan potensi ketergantungan pada tim pengembangan.

Jenis Business Process Management

Pendekatan yang beragam untuk BPM memberikan pandangan yang berbeda tentang operasi bisnis dan komponen bisnis di mana mereka berputar. Berikut ini adalah tiga jenis utama:

1. BPM yang berpusat pada sistem
   Bentuk BPM ini berfokus pada proses bisnis yang otomatis dan berfungsi dengan sistem terintegrasi bisnis tanpa memerlukan campur tangan manusia yang signifikan. Otomatisasi alur kerja sering digunakan dalam proses dalam aplikasi terintegrasi perusahaan. Dua contoh adalah manajemen hubungan pelanggan dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan.
2. BPM yang berpusat pada manusia
   Ini mungkin juga fokus pada proses yang ditangani oleh manusia. Aplikasi ini menawarkan karakteristik seperti antarmuka pengguna yang dirancang dengan baik dan pemberitahuan yang ditujukan untuk interaksi manusia.
3. BPM sentris dokumen
   Metode ini berfokus pada dokumen, seperti format kontrak, penandatanganan, dan verifikasi. Perangkat lunak business process management sering kali berfokus pada aktivitas dokumen-sentris tunggal, seperti otentikasi.

BACA JUGA : Business Intelligence: Proses, Cara Kerja dan Strategi

Contoh Business Process Management

Banyak departemen dalam bisnis menggunakan aplikasi BPM. Berikut ini adalah beberapa contoh bagaimana itu digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan:

1. Sumber Daya Manusia

Ini adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan sekelompok departemen SDM yang dapat memperoleh manfaat dari penggunaan platform BPM. Ini dapat, misalnya, membuat peninjauan lembar waktu menjadi lebih mudah. Area lain di mana BPM dapat meningkatkan dan mempercepat proses adalah penerimaan karyawan baru. Ketika fungsi SDM yang berpusat pada dokumen diotomatisasi, penggunaan formulir kertas dalam suatu organisasi berkurang.

2. Penjualan

Tenaga penjualan bekerja menggunakan kombinasi prosedur yang berpusat pada manusia dan sistem. Proses siklus penjualan dapat dipersingkat dengan menggunakan teknologi BPM untuk mengelola pertukaran proposal penjualan dan pembuatan faktur.

3. Keuangan

Baik prosedur yang berpusat pada sistem maupun yang berpusat pada manusia menghasilkan berbagai dokumen untuk departemen keuangan. Mereka mendapatkan banyak email dan formulir kertas mengenai operasi keuangan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Platform BPM, misalnya, memungkinkan departemen keuangan menangani permintaan perjalanan karyawan dengan lebih cepat. Ini juga dapat membantu mempercepat proses pembelian.

4. Distribusi konten

BPM membantu dalam mengotomatisasi proses persiapan dan pengiriman konten. Ini akan mengotomatiskan seluruh proses dari pembuatan konten hingga distribusi untuk bisnis. Sistem business process management dapat digunakan untuk berinteraksi dengan manajemen konten, lalu lintas konten, manajemen hak, dan sistem perintah kerja lainnya.

5. Layanan pelanggan

Penggunaan chatbots untuk menangani dan meringankan proses interaksi dengan pelanggan yang ada dan pelanggan potensial. Ini bisa sangat berguna pada saat ada volume permintaan layanan yang tinggi.

6. Perbankan

Alat manajemen proses bisnis lebih disukai digunakan untuk pinjaman oleh bank. Alat-alat ini juga berguna dalam mengevaluasi pemohon untuk potensi risiko kredit. Platform perangkat lunak business process management digunakan oleh bank untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber.

Fitur Utama Aplikasi BPM

• Kemampuan seluler
• Pemantauan kinerja
• akuisisi data
• Integrasi program sederhana
• Kontrol akses posisi
• Antarmuka pengguna yang jelas tersedia

Banyak masalah TI penting yang mendukung penggerak bisnis ini juga ditangani oleh BPM, termasuk-

• Mengelola prosedur yang dihadapi pelanggan dari awal hingga akhir
• Meningkatkan visibilitas dan akses ke data dan informasi terkait dengan menggabungkan data
• Meningkatkan fleksibilitas dan fungsionalitas data dan infrastruktur
• Menggunakan desain berorientasi layanan dan mengintegrasikan dengan sistem saat ini (SOA)
• Membuat bahasa bersama untuk kolaborasi bisnis-TI

Solusi BPM (business process management) juga bisa mahal. Setelah biaya teknologi dan konsultan, solusi di lokasi mungkin membutuhkan biaya lebih dari $250.000 untuk diterapkan.

Proses Kissflow, di sisi lain, mulai dari hanya $390 per bulan, membuat BPM jauh lebih mudah diakses. Selain itu, tidak ada biaya tambahan untuk bantuan. Pilih proses yang sulit untuk diotomatisasi dan segera mulai dengan Kissflow.

BPA & BPM

Business Process Automation (BPA) adalah istilah yang mengacu pada cara apapun untuk mengotomatisasi operasi bisnis.

Ini dapat mencakup berbagai aplikasi dan teknologi yang ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, kelincahan, efisiensi, dan kepatuhan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Otomatisasi proses bisnis (BPA) dan business process management (BPM) terhubung dan saling melengkapi dalam berbagai hal, tetapi keduanya bukanlah hal yang sama.

BPA berkaitan dengan proses otomatisasi, sedangkan BPM berkaitan dengan pengelolaan proses, yang mungkin atau mungkin tidak otomatis. Secara sederhana, semua BPA dapat diklasifikasikan sebagai jenis BPM, tetapi tidak semua BPM termasuk BPA.

BACA JUGA : Business Model Canvas: Manfaat dan Cara Menggunakan

Apa yang Tidak Termasuk BPM

BPM bukan bagian dari perangkat lunak. Alat BPM tersedia untuk membantu penerapan proses bisnis standar dan otomatis.

BPM tidak sama dengan manajemen tugas. Tugas atau manajemen proyek adalah proses mengelola atau mengatur sekelompok tugas. Tugas dan proyek ad-hoc dapat dikelola dengan perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Project, Jira, Asana, atau Trello. business process management, di sisi lain, lebih peduli dengan proses berulang dan berkelanjutan yang mengikuti pola yang dapat diprediksi.

Empat Komponen Penting dari BPM Suite

1. Mesin proses
   Platform yang kuat untuk merancang dan menjalankan aplikasi berbasis proses, termasuk aturan bisnis.
2. Analisis perusahaan
   Ini memungkinkan manajer untuk menggunakan laporan dan dasbor untuk menemukan dan menanggapi masalah, tren, dan peluang bisnis.
3. Manajemen konten
   Ini adalah metode untuk menyimpan dan melindungi kertas elektronik, foto, dan aset lainnya.
4. Alat kolaborasi
   Mereka menggunakan forum diskusi, ruang kerja yang dinamis, dan papan pesan untuk mendobrak hambatan komunikasi intra dan antar departemen.