Menjadi Bagian dari Karir Back Office: Pemahaman Mendalam akan Tugas, Keahlian, dan Jenis Pekerjaannya

Dalam sebuah perusahaan, ada departemen yang terlihat dan ada juga yang tidak. Salah satu bagian penting yang sering luput dari sorotan adalah back office. Meski tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan, peran back office sangatlah krusial dalam menunjang kelancaran operasional bisnis. 

Jadi, apa sebenarnya back office itu? Back office adalah departemen atau divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dan mendukung pekerjaan front office (yang berhadapan langsung dengan klien). Contohnya seperti departemen IT, akuntansi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

Perbedaan utama back office dengan front office adalah fokus pekerjaannya. Jika front office berfokus pada layanan langsung kepada klien, maka back office lebih ke pengelolaan internal perusahaan agar roda bisnis dapat terus berputar. Meski tidak terlihat, mereka merupakan penggerak di balik layar yang tak kalah pentingnya.  

Lalu seperti apa tugas, keahlian, dan jenis pekerjaan yang ada di back office? Mari kita kupas satu per satu.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama Departemen Back Office

Bekerja di back office bukan perkara mudah. Ada banyak tugas dan tanggung jawab penting yang harus diemban, seperti:

1. Administrasi dan Pengarsipan Dokumen

Salah satu tugas utama back office adalah mengelola seluruh dokumen dan berkas penting perusahaan. Mulai dari pengarsipan, distribusi, hingga pemusnahan dokumen sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

2. Menindaklanjuti Permintaan Klien

Meski tidak berinteraksi langsung, back office juga berperan dalam menindaklanjuti permintaan atau kebutuhan klien yang disampaikan melalui front office. Ini memastikan pelayanan maksimal untuk para klien.

3. Pengelolaan dan Pelacakan Transaksi Keuangan

Departemen seperti akuntansi dan keuangan di back office bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh arus keuangan perusahaan. Mereka melacak dan mencatat setiap transaksi untuk memastikan keakuratan laporan keuangan. 

4. Kepatuhan terhadap Kebijakan dan Regulasi

Back office memiliki peran penting dalam memastikan perusahaan mematuhi seluruh kebijakan internal dan regulasi eksternal yang berlaku. Mereka mengawasi jalannya operasional agar sesuai dengan aturan yang ada.

5. Kolaborasi dengan Front Office

Meski berbeda fokus, back office tetap harus berkolaborasi erat dengan front office. Mereka saling berbagi informasi dan mendukung satu sama lain agar kinerja perusahaan maksimal.

6. Riset Pasar dan Pengumpulan Data Klien

Dalam beberapa kasus, back office juga bertanggung jawab melakukan riset pasar dan mengumpulkan data klien untuk mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan.

7. Tugas Administratif Dasar Lainnya

Selain yang disebutkan diatas, back office juga menangani banyak tugas administratif dasar seperti pengurusan izin, pencatatan, pembuatan laporan, dan lain sebagainya untuk kelancaran operasional.

8. Memberikan Dukungan bagi Manajemen

Sebagai penggerak di belakang layar, back office bertugas mendukung para pemimpin dan manajemen perusahaan dengan memberikan informasi dan data yang akurat.

9. Mengelola Penagihan dan Pembayaran

Departemen seperti akuntansi akan mengelola penagihan kepada klien, menerima pembayaran, serta menangani aspek keuangan terkait pendapatan perusahaan.

10. Pemeliharaan Sistem dan Database

Khusus untuk departemen IT, tugas utamanya adalah memelihara sistem, perangkat lunak, database, serta mengatasi masalah teknis yang mungkin timbul.

Bekerja di Back Office Butuh Keahlian Istimewa  

Dengan tanggung jawab sebesar itu, sudah pasti bekerja di back office membutuhkan serangkaian keahlian istimewa, antara lain:

1. Komunikasi yang Baik

Meski tidak berhubungan langsung dengan klien, komunikasi tetap menjadi keahlian kunci untuk koordinasi internal dengan rekan kerja dan departemen lain.

2. Administrasi dan Organisasi Andal

Mengingat banyaknya tugas administratif yang ditangani, kemampuan administrasi dan organisasi yang mumpuni menjadi tuntutan utama pekerjaan back office.

3. Analisis Data yang Mumpuni

Hampir semua departemen di back office seperti akuntansi, keuangan, dan lainnya akan berurusan dengan angka dan data. Karena itu, kemampuan analisis data yang kuat sangat dibutuhkan.

4. Penguasaan Perangkat Lunak dan Sistem

Zaman serba digital seperti sekarang, setiap pekerja back office wajib menguasai berbagai perangkat lunak dan sistem informasi terkait bidangnya.  

5. Manajemen Waktu dan Bekerja di Bawah Tekanan

Tak jarang tugas-tugas datang dengan tenggat waktu ketat. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu dan bekerja di bawah tekanan menjadi nilai tambah tersendiri.

6. Pemahaman Prinsip Bisnis dan Keuangan  

Untuk memahami dinamika perusahaan, setiap pekerja back office perlu memiliki pemahaman yang baik tentang prinsip bisnis dan keuangan secara umum.  

7. Ketelitian dan Perhatian pada Detail

Mayoritas pekerjaan yang ditangani back office berkaitan dengan angka dan data, sehingga ketelitian serta perhatian pada detil menjadi faktor krusial untuk menghindari kesalahan.

Selain keahlian di atas, setiap departemen di back office juga memiliki keahlian spesifik yang dibutuhkan sesuai bidangnya masing-masing. Nantinya akan kita bahas di bagian selanjutnya.

Studi Kasus: 

“Setelah hampir 5 tahun bekerja sebagai staf administrasi di departemen back office, Sarah akhirnya dipromosikan menjadi manajer administrasi. Komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan perhatian pada detil menjadi nilai tambah yang membuatnya terpilih menduduki posisi tersebut.”

Dengan kombinasi keahlian ini, Anda siap untuk meniti karir cemerlang di departemen back office perusahaan.  

BACA JUGA : Apa itu Probation? Pengertian, Aturan, Jangka Waktu

Mengintip Berbagai Jenis Pekerjaan di Back Office

Bekerja di back office tidak melulu sama. Setiap departemen memiliki tugas dan fokus tersendiri sehingga jenis pekerjaannya juga beragam. Berikut adalah beberapa contoh posisi umum di back office beserta penjelasannya:

1. Asisten HR & Administrasi Kepegawaian

Bertugas di departemen sumber daya manusia, mereka menangani berbagai urusan administratif terkait kepegawaian seperti rekrutmen, kompensasi, pelatihan, relokasi, dll.  

2. Teknisi IT & Dukungan Teknis

Divisi teknologi informasi (IT) di back office dipenuhi para teknisi yang bertugas memastikan kelancaran sistem, perangkat lunak, database, layanan internet, serta mengatasi masalah teknis yang mungkin timbul. 

3. Staf Akuntansi & Keuangan

Departemen akuntansi dan keuangan merupakan salah satu tulang punggung back office. Staf disini bertugas mengelola seluruh catatan keuangan, mengawasi arus kas, membuat laporan, mengaudit, hingga perencanaan pajak.

4. Asisten Keuangan

Menjadi tangan kanan departemen keuangan, asisten keuangan membantu dalam pencatatan transaksi, penanganan piutang/utang, penagihan, pembayaran, rekonsiliasi bank, dan urusan keuangan lainnya.

5. Analis Data & Keamanan Database

Di era digital, keamanan data menjadi prioritas utama. Analis data dan keamanan database bertanggung jawab mengumpulkan, menganalisis, serta melindungi data dan informasi penting perusahaan.

6. Analis Keuangan & Perencanaan Investasi

Perencanaan keuangan dan investasi menjadi tugas penting para analis di departemen keuangan. Mereka menganalisis laporan, memprediksi tren, hingga memberikan rekomendasi investasi untuk perusahaan.

7. Manajer Operasional & Penerapan Kebijakan

Manajer operasional bertugas mengembangkan dan memastikan penerapan kebijakan serta prosedur operasional di perusahaan agar semuanya berjalan dengan efisien dan efektif.

8. Analis Risiko & Pengawasan Investasi

Departemen manajemen risiko diperlukan untuk mengawasi setiap investasi dan mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin dihadapi perusahaan. Tugasnya sangat krusial dalam memitigasi risiko.

Daftar di atas hanyalah sebagian contoh. Masih banyak posisi lain seperti staf pembelian, manajer distribusi, kurir, operator data, hingga resepsionis yang juga merupakan bagian dari back office.

Tabel Ilustrasi Gaji Rata-Rata Posisi Back Office:

Angka gaji merupakan perkiraan kasar berdasarkan data di Amerika Serikat dan dapat bervariasi bergantung lokasi, perusahaan, pengalaman, dll.

“Bekerja di back office membuka banyak pintu kesempatan karir bagi individu dengan latar belakang yang beragam. Asalkan Anda memiliki minat dan passion yang sesuai, Anda bisa memilih jalur karir yang tepat,” ujar Jennifer Walters, Wakil Presiden SDM di salah satu perusahaan terkemuka.

Meniti Karir Back Office yang Menjanjikan

Dengan banyaknya ragam pekerjaan yang tersedia, tentu saja prospek karir di back office sangatlah menjanjikan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:

Jalur Karir yang Beragam

Seperti yang sudah kita bahas, pekerjaan di back office mencakup banyak departemen seperti akuntansi, keuangan, IT, manajemen risiko, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ini membuka peluang jalur karir yang beragam sesuai minat dan kekuatan masing-masing individu.  

Peluang Promosi ke Posisi Manajerial

Setelah mengumpulkan cukup pengalaman, hampir semua posisi di back office berpotensi untuk dipromosikan ke jabatan manajerial atau kepemimpinan. Misalnya dari staf administrasi menjadi manajer administrasi, dari staf akuntansi menjadi kepala akuntansi, dan seterusnya.  

Gaji yang Kompetitif

Jika Anda memiliki keahlian yang tepat dan pengalaman yang mumpuni, maka gaji yang kompetitif akan menjadi imbalannya. Berdasarkan data yang ada, kisaran gaji untuk berbagai posisi di back office tergolong menggiurkan. 

Pilihan Karir sesuai Passion dan Kemampuan

Dengan banyaknya pilihan pekerjaan, Anda bisa memilih jalur karir yang benar-benar sesuai dengan passion dan kemampuan diri sendiri. Apakah itu di bidang keuangan, manajemen risiko, IT, administrasi, atau lainnya, semuanya tersedia di dunia back office.

Peran Teknologi dalam Mengoptimalkan Operasional Back Office

Di era digital saat ini, teknologi memainkan peran yang semakin penting dalam mendukung operasional back office yang efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa cara di mana teknologi dapat mengoptimalkan kinerja back office:

1. Otomatisasi Proses

Sistem otomatisasi proses bisnis (Business Process Automation/BPA) dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan berulang di back office, seperti pemrosesan dokumen, pengelolaan data, serta penagihan dan pembayaran. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan manual, dan memungkinkan staf untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih bernilai tambah.

2. Manajemen Dokumen Digital

Sistem manajemen dokumen digital memungkinkan back office untuk mendigitalisasi, mengorganisir, dan mengakses dokumen penting dengan mudah. Ini mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik, serta mempercepat proses pencarian dan pengambilan informasi yang dibutuhkan.

3. Business Intelligence dan Analitik Data

Teknologi business intelligence dan analitik data membantu back office dalam mengumpulkan, menganalisis, dan memvisualisasikan data dari berbagai sumber. Hal ini memberikan wawasan yang lebih baik untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih cerdas dan berbasis data.

4. Kolaborasi dan Komunikasi Digital

Alat kolaborasi dan komunikasi digital, seperti messaging instan, video conference, dan platform berbagi file, memungkinkan back office untuk berkoordinasi dengan efisien, baik secara internal maupun dengan departemen lain atau bahkan dengan klien dan mitra bisnis.

5. Keamanan Siber dan Perlindungan Data

Teknologi keamanan siber dan perlindungan data menjadi sangat penting untuk melindungi informasi penting perusahaan dari ancaman siber seperti peretasan, malware, dan kebocoran data. Back office perlu mengadopsi solusi keamanan terkini untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data.

Dengan memanfaatkan teknologi secara optimal, back office dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keakuratan operasional mereka, sekaligus memberikan dukungan yang lebih baik kepada departemen lain dan keseluruhan bisnis.

BACA JUGA : Digital Culture: Pengertian, Pentingnya dan Proses Pengembangan

Mengembangkan Karir di Back Office: Sertifikasi dan Pelatihan

Untuk mempertajam keterampilan dan meningkatkan prospek karir di back office, terdapat berbagai sertifikasi dan pelatihan profesional yang dapat diambil. Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Certified Payroll Professional (CPP)

Sertifikasi ini dikeluarkan oleh American Payroll Association dan diakui secara global. CPP membuktikan keahlian dalam manajemen penggajian, peraturan ketenagakerjaan, dan praktik terbaik di bidang payroll.

2. Certified Internal Auditor (CIA)

Sertifikasi CIA dari Institute of Internal Auditors (IIA) menunjukkan kompetensi dalam praktik audit internal, pengendalian internal, dan manajemen risiko. Sangat bermanfaat bagi profesional back office yang terlibat dalam audit dan kepatuhan.

3. Certified Information Systems Auditor (CISA)

CISA adalah sertifikasi global yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Ini mengakui keahlian dalam audit sistem informasi, pengendalian, dan keamanan data.

4. Certified Risk Management Professional (CRMP)

Profesional back office yang terlibat dalam manajemen risiko dapat memperoleh sertifikasi CRMP dari Risk Management Society (RIMS). Ini mencakup pemahaman tentang praktik terbaik dalam identifikasi, analisis, dan mitigasi risiko.

5. Microsoft Office Specialist (MOS)

Sertifikasi MOS membuktikan penguasaan aplikasi perkantoran Microsoft seperti Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya. Sangat bermanfaat bagi staf back office yang banyak menggunakan perangkat lunak ini dalam pekerjaan sehari-hari.

6. Pelatihan Manajemen Proyek

Banyak organisasi seperti Project Management Institute (PMI) yang menawarkan pelatihan dan sertifikasi di bidang manajemen proyek. Ini dapat membantu profesional back office dalam mengkoordinasikan dan mengelola proyek dengan lebih efektif.

Dengan mengikuti sertifikasi dan pelatihan yang relevan, profesional back office dapat meningkatkan kredibilitas, pengetahuan, dan keterampilan mereka, yang pada gilirannya dapat membuka peluang karir yang lebih baik dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Tren dan Tantangan Masa Depan Back Office

Seperti banyak bidang lainnya, back office juga menghadapi tantangan dan perubahan seiring perkembangan zaman. Berikut adalah beberapa tren dan tantangan utama yang akan membentuk masa depan back office:

1. Digitalisasi dan Otomatisasi yang Terus Meningkat

Kemajuan teknologi seperti kecerdasan buatan (AI), machine learning, dan robotik proses otomatis (Robotic Process Automation/RPA) akan semakin mengotomatiskan banyak tugas rutin di back office. Meskipun mengurangi beban kerja manual, ini juga menuntut staf back office untuk mengembangkan keterampilan baru dan beradaptasi dengan perubahan tersebut.

2. Analitik Data dan Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Pemanfaatan data dan analitik akan semakin penting dalam back office masa depan. Profesional back office perlu terampil dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan data untuk memberikan wawasan yang dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

3. Keamanan Siber dan Perlindungan Data

Dengan meningkatnya ancaman siber dan kekhawatiran tentang privasi data, back office harus mengadopsi langkah-langkah keamanan yang lebih ketat untuk melindungi data sensitif perusahaan dan klien. Ini mencakup pelatihan keamanan siber, enkripsi data, dan pemantauan keamanan yang ketat.

4. Kolaborasi dan Komunikasi Virtual

Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi model kerja remote dan terdistribusi, back office harus memanfaatkan alat kolaborasi dan komunikasi virtual untuk tetap terhubung dan produktif. Ini membutuhkan keterampilan baru dalam mengelola tim virtual dan bekerja secara efektif dalam lingkungan digital.

5. Outsourcing dan Offshoring

Untuk menghemat biaya dan memanfaatkan bakat global, beberapa perusahaan mungkin mempertimbangkan untuk mengalihdayakan (outsource) atau memindahkan (offshore) beberapa fungsi back office ke negara lain. Ini dapat menciptakan tantangan dalam hal manajemen proses dan koordinasi lintas batas.

6. Regulasi dan Kepatuhan yang Semakin Ketat

Peraturan dan standar kepatuhan yang semakin ketat, seperti dalam bidang keuangan, privasi data, dan ketenagakerjaan, akan menuntut back office untuk terus memperbarui pengetahuan dan praktik mereka untuk mematuhi peraturan tersebut.

Untuk menghadapi tren dan tantangan ini, profesional back office perlu bersikap adaptif, terus belajar, dan mengembangkan keterampilan baru yang relevan. Mereka juga harus bersedia memanfaatkan teknologi terbaru dan praktik terbaik untuk memastikan back office tetap efisien, aman, dan sesuai dengan peraturan.

Kesimpulan

Back office merupakan roda penggerak penting dalam operasional sebuah perusahaan yang seringkali terlupakan. Namun di balik layar, mereka mengemban berbagai tugas dan tanggung jawab krusial.

Mulai dari administrasi dan kepatuhan, hingga manajemen keuangan dan investasi, keahlian-keahlian istimewa seperti komunikasi, analisis data, penguasaan teknologi, serta manajemen waktu sangat dibutuhkan untuk bekerja di back office.

Berbekal keahlian tersebut, terbuka banyak peluang pekerjaan yang menarik mulai dari staf administrasi, asisten keuangan, analis data, teknisi IT, hingga analis risiko. Karir di back office terbilang menjanjikan dengan gaji kompetitif dan jalur promosi ke posisi kepemimpinan.

Jadi jika Anda merasa memiliki bakat dan keahlian yang sesuai, tidak ada salahnya mencoba mencari pekerjaan di departemen back office. Siapa tahu di sanalah passion dan talenta

FAQ

Apa itu back office?

Back office adalah departemen atau divisi dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dan mendukung operasional bisnis. Departemen seperti akuntansi, keuangan, IT, dan SDM termasuk dalam lingkup back office.

Apa perbedaan utama back office dengan front office?

Front office berfokus pada layanan langsung kepada pelanggan, sedangkan back office menangani pekerjaan pendukung yang tidak berinteraksi secara langsung dengan pelanggan.

Apa saja tugas dan tanggung jawab utama back office?

Beberapa tugas utama back office meliputi administrasi, pengarsipan dokumen, pengelolaan keuangan, mematuhi kebijakan perusahaan, berkolaborasi dengan front office, riset pasar, mengelola data pelanggan, serta mendukung manajemen perusahaan.

Keahlian apa saja yang dibutuhkan untuk bekerja di back office?

Keahlian yang dibutuhkan antara lain komunikasi yang baik, administrasi dan organisasi, analisis data, penguasaan perangkat lunak/sistem, manajemen waktu, pemahaman prinsip bisnis, serta ketelitian dan perhatian pada detail.

Jenis pekerjaan apa saja yang tersedia di back office?

Beberapa contoh pekerjaan di back office meliputi asisten HR, teknisi IT, staf akuntansi, asisten keuangan, analis data, analis keuangan, manajer operasional, dan analis risiko.

Bagaimana prospek karir di bidang back office?

Karir di back office terbilang menjanjikan dengan jalur karir yang beragam, peluang promosi ke posisi kepemimpinan atau manajerial, serta gaji yang kompetitif sesuai posisi dan pengalaman.