Manajemen proyek Anda harus didukung oleh pihak yang tepat jika Anda ingin memaksimalkan peluang proyek bisnis Anda untuk mencapai tujuannya. Business case yang efektif dan komprehensif dapat membuat pekerjaan ini lebih mudah dan lebih baik.
Banyak proyek di perusahaan dibuat dan berhasil setiap hari. Model ekonomi perusahaan, bersama dengan komponen lainnya, akan menjadi dasar proyek ini. Para anggota proyek harus membuat business case yang secara efisien menyelesaikan tugas proyek agar proyek bisnis ini dapat dijalankan dengan lancar.
Manajemen proyek adalah hal yang rumit dan membutuhkan banyak komponen dan kolaborasi dari semua pihak. Business case yang baik selalu berhasil mencapai tujuan dan membuat proyek sukses.
Di beberapa kantor perusahaan, beberapa proyek gagal mencapai tujuannya. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa tidak ada business case yang menarik.
Semua proyek bisnis tidak akan selesai tanpanya.
Business cases memungkinkan manajemen proyek berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan dalam waktu yang ditentukan. Posting ini akan membimbing Anda ke dunia business case dan bagaimana Anda dapat membuat business case yang memenuhi semua tujuan Anda.
Apa itu Business Case?
Dengan kata lain, Business case dibuat untuk membuat garis besar proyek lebih jelas untuk memutuskan apa dan mengapa proyek tersebut, serta bagaimana proyek tersebut akan diselesaikan.
Setiap langkah ini dilakukan pada tahap awal proyek manajemen. Pembuat bisnis harus memahami semua aspek proyek agar mereka dapat membuatnya. Memahami manfaat proyek adalah bagian yang paling penting dari pembuatan business case.
Semua anggota harus diberitahu tentang keuntungan ini.
Business case berbeda dengan garis besar proyek dalam segala hal dan harus dikomunikasikan dengan baik oleh semua manajer proyek jika terjadi perubahan dalam bisnis.
Jika manajemen proyek hanya berkonsentrasi pada visi bisnis, kebutuhan, waktu, biaya, keuntungan, dan strategi, maka business case berkonsentrasi pada semua aspek perubahan bisnis, termasuk semua nilai inti yang termasuk di dalamnya.
Business case dibuat selama tahap awal proyek dan mencakup semua aspek perubahan bisnis. Sponsor proyek meninjau kasus tersebut dan kemudian disetujui oleh para pemangku kepentingan. Dalam tahap ini, business case juga dapat ditolak, ditangguhkan, atau direvisi.
Karena bisnis selalu berkembang dari waktu ke waktu, business case harus dikembangkan secara bertahap.
Oleh karena itu, business case harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan industri. Pembuat juga harus membuatnya lebih sulit untuk mengintegrasikan semua aspek selama proses pengembangan.
Mengapa menggunakan Business Case?
Business case dibutuhkan di setiap perusahaan karena beberapa alasan.
Untuk alasan ini, business case lebih disukai dari semua aspek. Ini termasuk menilai aspek-aspek berikut dalam garis besar proyeknya:
- Manfaat yang diperoleh dari proyek tersebut
- Risiko yang diambil untuk proyek tersebut.
- Masalah dan peluang bisnis
- Biaya dari semua jenis, termasuk penilaian investasi
- Skala waktu
- Dampak operasional
- Solusi teknis
- Kemampuan perusahaan
Untuk business case, bidang evaluasi di atas sangat penting. Pembuatnya meninjau seluruh proses untuk mencapai kesimpulan dan mengungkapkan semua masalah dengan kondisi saat ini.
Untuk membuat business case, Anda harus memiliki visi bisnis.
BACA JUGA : Apa itu Vendor? Cara Kerja, Jenis, dan Pertimbangan
Bagaimana Cara Mengembangkan Business Case
Business case menunjukkan setiap aspeknya dengan jelas. Kasus ini mencakup situasi saat ini dan semua perubahan yang mungkin terjadi di masa depan. Ini dilakukan untuk memberi tahu tim tentang proyek atau perubahan bisnis yang akan datang.
Untuk membuat business case, langkah-langkah berikut digunakan:
1. Rancanglah sebuah kesempatan untuk menyusun business case
Untuk proposal yang efektif, masukkan situasi dan peluang bisnis dengan jelas. Selain itu, latar belakang proyek yang memerlukan investasi, logistik, dan kebutuhan bisnis yang tinggi diperlukan. Semua yang ada dalam business case harus dimasukkan untuk diproses lebih lanjut.
2. Analisis semua alternatif dan opsi terpilih
Selama proses analisis, ikuti semua opsi. Catat semua opsi yang Anda pilih dan masukkan saat Anda membuat kasus bisnis. Cari metode alternatif dan analisis setiap aspeknya.
Ini dilakukan dengan mengumpulkan semua informasi tentang setiap opsi dan membuat business case yang ideal.
Untuk proses analisis, pilih tiga atau empat opsi. Ini akan memberi Anda waktu yang cukup untuk mempelajari setiap opsi secara menyeluruh.
3. Evaluasi opsi dan alternatif
Setelah proses analisis selesai, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi metode dan opsi alternatif Anda. Perhatikan bagaimana pilihan ini akan berdampak pada keseluruhan perusahaan Anda sebagai yang terbaik.
Pertimbangkan semua pilihan.
Untuk membuat business case yang baik, langkah ini melibatkan evaluasi nilai dan risiko keuangan dan strategis secara menyeluruh. Selain itu, catat semua pilihan dan temuan yang disukai untuk membuat kasus bisnis.
4. Strategi implementasi
Setelah langkah evaluasi, eksekutor membuat strategi implementasi untuk business cases.
Pembuat kasus bisnis membuat rencana yang mencakup berbagai cara untuk mencapai tujuan masing-masing.
Langkah ini dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis, implementasi strategi dilakukan untuk mencapainya.
Pembuat business case harus tahu cara mencapai tujuan bisnis dengan mengurangi risiko.
5. Rekomendasi
Langkah terakhir dalam proses rekomendasi adalah mempertimbangkan pilihan yang disarankan. Pada langkah terakhir ini, dokumen business case dibuat untuk setiap anggota.
Untuk mendapatkan persetujuan, kasus bisnis harus dipresentasikan secara menyeluruh kepada manajemen dan dewan. Untuk maju, Anda harus bertekad.
Untuk membuat business case yang baik, semua prosedur diikuti.
BACA JUGA : Tender: Cara Kerja, Penawaran dan Contoh
Struktur dalam Business Case
Business case yang baik harus dapat membuat pembacanya dapat menyelesaikan masalah yang dibahas. Mereka harus mempertimbangkan setiap masalah dan kemudian membuat keputusan apa yang harus mereka lakukan.
Pembaca harus membaca kasus bisnis dengan teliti untuk memecahkan masalah.
Mereka harus mempertimbangkan dengan cermat setiap poin. Business case harus terorganisir dengan baik dengan banyak judul dan subjudul untuk membantu pengambilan keputusan.
Bagian-bagian ini disajikan dalam format kasus perusahaan:
1. Ringkasan eksekutif
Ringkasan eksekutif ditulis dalam format business case paling akhir, dan memasukkan opsi rekomendasi yang ditemukan pada langkah terakhir pembuatan business case.
Meskipun demikian, ada kemungkinan bahwa ringkasan eksekutif ditulis di paragraf pertama.
Ringkasan eksekutif harus ditulis dengan bahasa yang tajam sehingga pembaca tertarik untuk membaca lebih lanjut. Saat menulis ringkasan, buatlah ringkasan yang mudah dipahami dan masukkan hanya detail yang relevan.
2. Paragraf pengantar
Paragraf ini, seperti namanya, memberi pembaca semua informasi tentang business case. Tugas paragraf pengantar adalah memberi tahu pembaca tentang perubahan yang diusulkan untuk perusahaan.
Secara singkat, memberi tahu semua orang tentang kasus bisnis.
3 Pernyataan masalah
Paragraf ini menandai masalah bisnis; itu singkat dan berisi informasi singkat tentang masalah tersebut.
Pembaca harus menunjukkan rencana untuk memecahkan masalah organisasi yang signifikan.
4. Bagian Analisis
Bagian ini merupakan bagian penting dari business case. Bagian ini memberikan penjelasan rinci tentang masalah dan seberapa penting masalah tersebut untuk ditangani dengan baik. Selain itu, bagian ini juga mencakup analisis lengkap masalah dengan memberikan semua pengetahuan yang ada tentang masalah tersebut.
Ini mencakup konsekuensi dan berbagai aspek masalah tersebut. Semua jenis risiko dan biaya lainnya dimasukkan ke dalam bagian analisis kasus bisnis, yang merupakan bagian terpenting dari business case.
5. Bagian Diskusi
Bagian diskusi membahas semua pilihan yang tersedia. Untuk menyelesaikan masalah, pembaca dan anggota membahas setiap opsi dan mencapai kesimpulan tentang solusi. Ini adalah topik percakapan yang harus dipertimbangkan:
- Manfaat: Tanyakan kepada pembuat business case tentang keuntungan dari melakukan perubahan tersebut. Apa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dari melakukannya?
- Biaya: Biaya dan sumber daya yang berbeda harus dihitung dan dikumpulkan. Ini akan memperumit business case. Tanyakan juga tentang semua ini.
- Grafik skala waktu: Anda juga harus mengajukan pertanyaan tentang subjek ini.
- Risiko: Untuk mengoptimalkan business case, risiko harus dihitung lebih lanjut.
6. Bagian Kesimpulan
Untuk memberi tahu pembaca tentang bagian analisis, bagian kesimpulan harus ada dalam struktur business case. Selain itu, ada saran untuk meningkatkan analisis.
