Saat berbicara tentang produktivitas, kata “multitasking” mungkin merupakan salah satu kata yang paling sering didengar.
Seringkali disebutkan sebagai salah satu keterampilan yang harus dimiliki seseorang untuk sukses di tempat kerja. Kemampuan ini dianggap meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja.
Namun, beberapa orang menyatakan bahwa itu tidak pantas. Seperti apa penjelasannya? Grints sudah merangkumnya secara khusus untuk Anda.
Apa itu Multitasking?
Menurut The Balance Careers, multitugas, atau multitasking adalah keterampilan mengalihkan perhatian secara cepat dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.
Multitasking harus mempercepat selesainya tugas alih-alih membuat Anda kewalahan karena harus mengubah fokus dengan cepat.
Meskipun demikian, Very Well Mind memiliki banyak arti. Menurutnya, multitasking adalah istilah yang memiliki banyak arti.
Dalam definisi pertama, melakukan dua atau lebih pekerjaan sekaligus disebut.
Secara cepat mengalihkan perhatian dari satu tugas ke tugas lainnya adalah arti dari istilah kedua.
Inc mengatakan multitasking adalah kemampuan seseorang untuk melakukan satu tugas pada satu waktu selain definisi sebelumnya.
Menyelesaikan beberapa tugas sekaligus adalah inti dari multitasking. Hal ini berlaku baik saat melakukan satu tugas ke tugas lain dalam waktu yang singkat maupun saat melakukannya secara bersamaan.
Ada keyakinan bahwa teknik ini dapat meningkatkan tingkat produktivitas seseorang. Namun, ada banyak pro dan kontra dari metode ini.
Sisi Positif dan Negatif Multitasking
Anda mungkin menemukan pekerjaan lebih mudah jika Anda melakukan banyak tugas dalam kehidupan sehari-hari.
Jika Anda melakukan banyak pekerjaan sekaligus, Anda pasti akan menghabiskan lebih sedikit waktu daripada biasanya.
Akibatnya, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bekerja dan lebih efisien dalam pekerjaan Anda.
Walau bagaimanapun, banyak orang yang percaya bahwa multitasking justru mengurangi produktivitas.
Di antara faktor-faktor yang menyebabkan penurunan daya cipta, menurut Monster dan Health, adalah:
1. Secara langsung menurunkan produktivitas
Anda dapat mengalami penurunan produktivitas empat puluh persen jika Anda melakukan banyak tugas sekaligus.
Seringkali, Anda merasa seperti Anda melakukan banyak hal saat melakukan banyak hal sekaligus.
Anda melakukan kedua pekerjaan dengan cara yang berbeda, tetapi tidak dengan cara yang lebih baik.
Anda akan kehilangan fokus jika Anda mendengarkan pesan suara dari rekan kerja Anda saat membaca e-mail.
Anda melakukan dua pekerjaan ini berulang kali dan tidak pernah selesai.
2. Menjadi lebih efektif, tetapi kurang efektif
Multitasking juga membuat Anda tidak efektif.
Seringkali, ketika Anda berhasil menyelesaikan dua tugas sekaligus, hasilnya tidak optimal.
Ketika Anda tidak berkonsentrasi penuh pada satu pekerjaan, pikiranmu akan terpecah.
Fokus Anda juga menurun otomatis. Anda akan melihat penurunan kualitas dan hasil setelah menurunkan fokus.
3. Meningkatkan ketegangan
Anda akan merasa lebih stres jika Anda selalu siap untuk melakukan apapun.
Selain itu, harus melakukan dua pekerjaan sekaligus, yang menimbulkan tingkat stres yang lebih tinggi.
Itu adalah beberapa keuntungan dan kekurangan dari multitugas. Setelah membacanya, apakah Anda berpikir tentang cara menekan efek buruknya?
Jadi, terkadang sulit untuk menghindari melakukan banyak hal sekaligus.
Untuk mengatasi hal ini, gunakan strategi multitugas.
BACA JUGA : Jasa SEO Jakarta Profesional Berpengalaman Tingkatkan Traffic Organic, Konversi, Leads, Awareness, Exposure
Contoh Multitasking
Berikut adalah beberapa contoh multitasking di tempat kerja:
1. Membuat konten baru dengan mengamati media sosial
Kondisi multitasking seperti ini akan terjadi pada banyak pekerjaan digital marketing, salah satunya membuat konten.
Misalnya, manajer sosial media sering melakukan banyak tugas sekaligus.
Sebagai bagian dari proses merencanakan strategy konten, Indeed menyebutkan penjadwalan waktu postingan, editing, dan alternatifnya. Seorang manajer media sosial juga harus mengawasi dan meninjau berbagai akun.
Karena penting untuk terus memantau media sosial dan merespons pendapat pelanggan, mereka harus multitasking.
2. Mengurus dokumen untuk lebih dari satu klien pada saat yang sama
Saat hari kerja, banyak industri membutuhkan kelengkapan data dan dokumen.
Salah satu contoh multitasking dalam tugas administratif adalah melengkapi dokumen yang dibutuhkan klien dalam jumlah yang besar sekaligus.
Misalnya, Anda dapat mengirim email ke klien A dan melengkapi dokumen klien B sembari menunggu respons.
Bagaimana Cara Melakukan Berbagai Tugas di Kantor
Menurut Fairygodboss dan Forbes, ada beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk berhasil menyelesaikan berbagai tugas:
1. Tentukan tugas yang sebanding
Anda dapat menjadi tertekan jika Anda melompat dari satu tugas ke tugas lainnya dengan cepat.
Bagaimana caranya agar Anda tidak kewalahan saat harus mengubah tugas dalam waktu singkat?
Pilih tugas yang sebanding adalah jawabannya. Dengan cara ini, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan tidak perlu mempertimbangkan banyak hal.
Tugas yang serupa mungkin ada dalam proyek yang sama atau memiliki proses yang sama.
Karena memori jangka pendek telah menyimpan beberapa data tentang tugas sebelumnya, otomatis Anda tidak perlu memproses banyak langkah.
Anda akan dapat menyelesaikan tugas selanjutnya dengan lancar.
2. Aplikasi daftar tugas
Bagaimana cara memastikan bahwa tugas yang Anda selesaikan dengan multitasking adalah tugas yang hampir sama?
Daftar tugas adalah opsi lain.
Akan lebih mudah untuk menemukan kemiripannya saat Anda membuat daftar pekerjaan.
Setelah itu, Anda akan dapat dengan mudah mengatur jadwal kerja Anda untuk mencapai tujuan multitasking.
3. Hindari hal-hal yang mengganggu
Berbagai distraksi yang ada adalah salah satu hal yang dapat mengalihkan perhatian Anda.
Terlalu banyak distraksi akan membuat Anda sulit untuk fokus jika Anda tidak melakukan multitugas.
Untuk menghindari gangguan yang dapat mengalihkan perhatian Anda dari multitasking, hindari ponsel pintar dan ciptakan lingkungan kerja yang tenang.
BACA JUGA : Personal in Charge (PIC): Tugas dan Keahlian
4. Selalu memeriksa hasil kerja
Multitasking memiliki kekurangan, yaitu fokus Anda akan terbagi, yang mengurangi hasil pekerjaan.
Dengan selalu menilai hasil kerja Anda, Anda dapat menghindari hal ini.
Sebelum menyerahkan pekerjaan, selalu baca dan periksa apakah Anda telah menyelesaikannya dengan benar.
Dengan melakukan multitasking dengan benar, Anda dapat menghindari penurunan kualitas kerja.
5. Lakukan satu aktivitas aktif dan satu aktivitas pasif.
Memilih hanya satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif per satu waktu adalah trik lain untuk melakukan multitasking.
Misalnya, dengarkan podcast saat naik kereta ke kantor.
Ketika Anda menggunakan transportasi umum, Anda tentu tidak perlu mempertimbangkan banyak hal. Kegiatan ini tidak bergerak.
Bahkan jika Anda tetap diam, waktu ini akan terbuang sia-sia.
Anda pasti akan mendapatkan lebih banyak manfaat jika Anda menggabungkannya dengan kegiatan aktif seperti mendengar podcast.
6. Gunakan teknologi
Dengan teknologi saat ini, Anda dapat mempermudah hidup Anda. Salah satunya adalah melakukan banyak hal sekaligus.
Anda dapat mengaktifkan fitur balas otomatis di e-mail saat Anda sedang tidak bekerja. Anda dapat memberi tahu orang bahwa Anda sedang liburan dengan mudah.
Selain itu, Anda dapat menambahkan pesan bahwa e-mail akan dibalas pada tanggal tertentu setelah liburan selesai.
Aplikasi chatting yang memiliki fitur autoreply juga dapat menjadi cara untuk melakukan banyak tugas sekaligus.
Atur aplikasi chat untuk membalas secara otomatis ketika klien menghubungi Anda dan mengajukan pertanyaan berulang.
Syarat dan ketentuan kolaborasi, alamat e-mail Anda, atau profil singkat dan picture dapat menjadi contoh pertanyaan-pertanyaan ini.
Meskipun demikian, pastikan Anda telah menghitung plus dan minus multitasking dan using strateginya, yeah!
Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi dampak negatif sambil menghasilkan banyak manfaat.
