E-Procurement adalah pembelian atau penjualan layanan, persediaan, dan pekerjaan yang dilakukan melalui bisnis-ke-bisnis, bisnis-ke-konsumen atau bisnis-ke-pemerintah melalui internet dan sistem jaringan serupa lainnya seperti pertukaran data elektronik atau perencanaan sumber daya perusahaan.
Apa itu E-Procurement?
Di tingkat perusahaan, petugas atau departemen khusus menetapkan aturan dan kebijakan khusus untuk pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk bisnis. Tujuannya adalah untuk memperoleh kebutuhan perusahaan dengan harga serendah mungkin atau dengan nilai terbaik pada saat dibutuhkan.
Untuk mencapai tujuan ini, staf pengadaan menjalin hubungan dengan pemasok, menetapkan pedoman, menegosiasikan kontrak, dan menetapkan batasan pembelian pada jenis pembelian yang diperbolehkan.
Juga, batasannya adalah jenis barang yang dapat digunakan untuk membelanjakan uang. Ada banyak perangkat lunak seperti PurchaseControl, yang membantu orang pengadaan untuk mengotomatisasi banyak proses.
Proses ini termasuk kepatuhan terhadap kebijakan, hubungan dengan vendor, dan manajemen kontrak, dll. Semua ini dapat dilakukan dalam sistem. E-procurement sangat nyaman dibandingkan dengan pengadaan biasa karena banyak keuntungan.
E-Procurement Value chain
Rantai nilai E-procurement terdiri dari:
1. Informasi elektronik
Langkah ini mendahului proses pembelian dan mengumpulkan serta mendistribusikan informasi pembelian dengan bantuan internet. Berbagi informasi berarti sejauh mana informasi penting dan kepemilikan diberitahukan kepada mitra rantai pasokan.
Proses ini terjadi terutama di Enterprise Resource Planning (ERP)
2. E-tender
Tujuan e-tendering adalah untuk meningkatkan proses tender untuk pengadaan pekerjaan khusus, barang atau jasa konsultasi lainnya yang bernilai tinggi tetapi volumenya rendah.
3. Lelang elektronik
Ini adalah proses melakukan lelang untuk menjual sumber daya alam, aset atau barang lain di internet melalui penawaran yang kompetitif. Lelang elektronik memberikan transparansi lebih dibandingkan dengan penjualan fisik.
4. Manajemen vendor
Ketika otoritas kontrak mencoba untuk mengendalikan biaya dan mendorong keunggulan dalam layanan, manajemen vendor terjadi. Ini membantu untuk mengurangi risiko untuk mendapatkan nilai tambah dari vendor mereka.
5. Manajemen katalog
Ini adalah proses strategis yang dimulai ketika pemasok mempublikasikan portofolio produk mereka secara elektronik, dan produk tersedia bagi pembeli untuk mendapatkan layanan atau barang secara elektronik dan juga muncul.
Sebaliknya, manajemen katalog produk memastikan kualitas data produk di berbagai saluran penjualan.
6. E-purchasing
Berlawanan dengan e-Tendering, e-Purchase digunakan untuk membeli barang dan jasa yang volumenya tinggi tetapi nilainya rendah. Ini menyederhanakan proses pembelian produk dan layanan.
Komponen penting dari sistem ini kompleks, dan pengembangan sistem diperlukan.
7. E-Ordering
Proses membuat dan menyetujui permintaan pembelian untuk menempatkan serta menerima produk yang dipesan dengan bantuan perangkat lunak meningkatkan kinerja rantai pasokan secara drastis.
Saat memesan barang secara online, barang dan jasa yang dipesan tidak terkait dengan produk. Dalam kasus ERP, barang dan jasa terkait dengan produk.
8. E-Invoicing
Ini didefinisikan sebagai metode apa pun yang digunakan untuk menghasilkan faktur secara elektronik dan diberikan kepada pelanggan untuk pembayaran. Di perusahaan besar, departemen hutang dagang bertanggung jawab atas faktur yang harus disetujui, diproses, dan juga dibayar.
9. E-Contract Management
Ini adalah manajemen yang terdiri dari pengelolaan pembayaran, piutang, penyelesaian kontrak, variasi kontrak, audit, sekuritas kinerja dan semua aktivitas pengendalian yang relevan dan variasi elektroniknya.
BACA JUGA : Apa itu Data Warehouse? Jenis, Tahapan, Cara Kerja
Software E-Procurement
Untuk mengimplementasikan dan menjalankan perangkat lunak e-procurement, Anda harus memilih perangkat lunak dan mengaturnya. Ada banyak fitur dan fungsi yang sangat bervariasi tergantung pada vendor yang Anda pilih, industri tempat Anda bekerja, produk Anda, dll.
PurchaseControl adalah perangkat lunak yang menawarkan hampir semua yang mungkin diperlukan perusahaan untuk menjalankan proses e-procurement dengan sukses.
Dengan perangkat lunak itu, Anda dapat mengurangi atau menghilangkan proses berbasis kertas. Perangkat lunak ini sepenuhnya otomatis, yang mengurangi waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan operasi serta kemungkinan kesalahan.
Perangkat lunak ini memungkinkan karyawan untuk menelusuri banyak katalog online dan memilih barang yang ingin mereka beli. Ini juga memungkinkan karyawan untuk mengelola langganan dan pembelian mereka, yang dibuat selama penyiapan awal.
Ada banyak informasi yang disimpan dalam perangkat lunak langsung dari item dari berbagai persediaan yang disetujui oleh departemen pengadaan. Vendor ini memiliki hubungan yang mapan, dan kontrak akan disimpan di PurchaseControl bersama dengan info kontak vendor serta syarat pembayaran yang akan mempermudah segalanya.
Perangkat lunak ini juga menyimpan daftar waktu dan vendor masing-masing dari mana mereka tersedia. Ini juga memastikan bahwa tidak ada orang yang meminta barang atau melakukan pembelian dapat membeli sesuatu yang melebihi anggaran mereka atau tidak sesuai dengan Struktur TI perusahaan.
Juga, ada banyak perangkat lunak e-procurement umum lainnya yang disesuaikan untuk ritel, 3PL serta untuk manajemen gudang.
Manfaat dari E-procurement
E-procurement memiliki beberapa manfaat dan keuntungan yang signifikan bagi perusahaan sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya
Perangkat lunak e-procurement memiliki alat bawaan yang membantu memaksimalkan kinerja dan mengurangi biaya pada saat yang sama, yang tidak hanya mengurangi overhead tetapi juga meminimalkan dokumen.
Perangkat lunak ini sepenuhnya otomatis, yang merampingkan proses dan akan menghasilkan siklus cepat langsung dari membuat pesanan hingga penyelesaiannya. Juga, ada peluang untuk pilihan produk dan layanan yang lebih baik.
2. Memperpendek siklus pembelian
Pelacakan transaksi terpusat menyederhanakan pelaporan pesanan, permintaan, dan pembayaran. Ini juga memastikan kepatuhan terhadap kontrak. Semua ini akan menghasilkan waktu pengiriman yang lebih singkat.
Pelanggan memiliki akses elektronik ke semua produk dan layanan yang tersedia.
4. Peningkatan kontrol inventaris
Produk dapat ditemukan langsung dari persediaan pilihan oleh orang pengadaan. Pembelian yang dapat mereka lakukan terbatas, yang membuat inventaris lebih terkontrol.
5. Transparans
Semua informasi pembelian terpusat dan tersedia bagi manajemen, pemegang saham, pemangku kepentingan internal maupun eksternal jika dianggap tepat.
Hal ini berguna, terutama dalam hal pengadaan pemerintah, di mana setiap penawar mendapat kesempatan yang sama. Biaya transaksi diturunkan karena persaingan meningkat dalam e-procurement.
Karena aksesibilitas dan keterbukaan internet yang lebih mudah, semakin banyak orang sekarang memiliki akses ke informasi yang sebelumnya tidak mereka miliki.
BACA JUGA : Delivery Order Adalah: Cara Kerjan dan Tips Membuat D/O
Kekurangan
Karena vendor mendapatkan lebih banyak informasi tentang pelanggan daripada yang didapatnya dalam kasus struktur rantai pasokan reguler, salah satu kelemahan signifikan dari e-procurement adalah insentif vendor untuk mengambil keuntungan dari pelanggan.
