Sales Operations adalah kegiatan atau proses bisnis yang membantu perusahaan berjalan secara efisien untuk mendukung strategi dan tujuan bisnis mereka.

Sales Operations adalah tempat data dianalisis, dan rencana disiapkan. Ini adalah tempat yang sama di mana penjualan berada. Ada empat kategori utama sales operations:

Strategi: ini mencakup analisis kinerja dan pembuatan serta pelaksanaan program insentif baru. Ini juga mencakup pilihan alat dan persyaratan pelatihan.
Operasi: operasi yang mencakup orientasi dan rekrutmen bersama dengan pemeliharaan saluran komunikasi, kolaborasi, dan manajemen kontrak yang tersedia
Proses: Ini termasuk adopsi dan implementasi metrik dan KPI yang sesuai, pendampingan, pembinaan, serta optimalisasi semua alur kerja dan aktivitas penjualan yang relevan.
Teknologi: meliputi penggabungan software dengan teknik penjualan.

Fungsi Sales Operation

1. Pelatihan Produk

Ini adalah tanggung jawab sales operations untuk mengkalibrasi dan memilih program pelatihan yang diperlukan untuk tenaga penjualan. Mereka harus terus memperbarui rencana dan bergerak cepat. Pelatihan produk harus difokuskan pada fakta dan menginformasikan tim Anda tentang perkembangan terbaru di lini produk perusahaan Anda. Bersamaan dengan ini, mereka harus diberi pengarahan tentang manfaat dan fitur produk. Pelatihan juga harus mencakup masalah yang dipecahkan produk dan cara kerjanya.

Berbagai struktur harga dan konfigurasi produk juga harus disertakan dalam pelatihan produk. Demonstrasi langsung dan praktik langsung juga disertakan dalam pelatihan produk. Salah satu bagian penting dari tanggung jawab adalah mengetahui persaingan.

Pelatihan produk juga harus mencakup kegiatan pesaing, penjelasan singkat tentang produk kompetitif, dan cara mengatasi keraguan dan pertanyaan yang diajukan oleh pesaing.

2. Kolaborasi lintas fungsi

Tim sales operations adalah advokat bagi tenaga penjualan yang memainkan peran penting dalam penjualan dan perencanaan operasi serta dalam proses manajemen bisnis di mana tim kepemimpinan perlu membahas fungsi bisnis.

3. Pelatihan Penjualan

Pelatihan penjualan dijaga dengan bantuan sales operations. Penting untuk dipahami bahwa pelatihan penjualan berbeda dari pelatihan produk. Pelatihan penjualan difokuskan hanya pada pengembangan tenaga penjualan dan terkait dengan skenario praktis.

Seseorang yang dilatih tentang pengetahuan produk dibawa ke pelatihan penjualan. Ini bukan tentang produk tetapi lebih tentang memahami kebutuhan pelanggan. Ada banyak produk yang memerlukan penyesuaian konfigurasi dari perspektif pelanggan.

Melatih tenaga penjualan untuk bernegosiasi, berbicara dengan pelanggan, berperilaku profesional adalah beberapa aspek penting dari pelatihan penjualan. Membuat tenaga penjual mengerti bagaimana menilai pelanggan; menganalisa pain point dan memberikan solusi berupa produk itulah yang diajarkan dalam sales training.

4. Pelatihan Intelijen Pasar

Sales operations memberikan informasi pasar langsung dari penyediaan data pelanggan hingga analisis penjualan. Seorang penjual yang baik akan memiliki banyak informasi tentang pelanggan serta pasar, yang akan memberinya kekuatan untuk pengambilan keputusan. Intelijen pasar, singkatnya, adalah kombinasi dari penetapan harga kompetitif, kecerdasan produk, serta riset pasar.

Akan luar biasa bagi tim penjualan untuk memuat pengetahuan ini bersama mereka; inilah mengapa sales operations bertanggung jawab untuk memastikan bahwa konten yang tepat sampai ke tim penjualan.

5. Perkiraan penjualan

Dengan memahami data historis dan menganalisisnya bersama dengan tren kinerja, sales operations dapat membantu dalam peramalan penjualan. Peramalan penjualan sangat penting untuk mengatur produk yang diperlukan dan untuk menyimpan inventaris penjualan yang diharapkan. Rantai pasokan dan tim pemasaran dapat membuat pengaturan tergantung pada perkiraan yang diberikan oleh tim sales operations.

Penting juga untuk memperkirakan penjualan secara teratur sehingga kemungkinan masalah dapat ditunjukkan dan dihindari sebelum menimbulkan masalah.

Peramalan penjualan juga penting karena tergantung pada perkiraan, target ditetapkan setiap tahun.

6. Pendampingan Penjualan

Formalisasi, serta merampingkan proses pembinaan untuk tenaga penjualan, adalah fungsi sales operations. Hal ini tidak hanya mencegah inefisiensi tetapi juga menempatkan proses formal untuk melakukan proses pendampingan. Pendampingan penjualan sangat penting bagi anggota baru serta karyawan yang tidak berkinerja.

7. Pengaturan terpandu

Praktik terbaik diidentifikasi oleh sales operations yang bekerja dalam situasi penjualan yang khas. Dengan studi sistematis tentang bagaimana kinerja tim penjualan, sales operations memberikan pedoman bagi tim penjualan. Ini juga mempelajari pelanggan dan menarik pedoman untuk organisasi penjualan

8. Orientasi

Omset tinggi adalah spesialisasi penjualan. Sales operations harus mengurangi pergantian karyawan di departemen penjualan. Operasi penjualan biasanya merupakan bagian dari strategi dan perusahaan memahami hal ini dengan lebih baik.

Sangat mudah untuk mengembangkan dan memelihara bakat penjualan daripada bermain dengan karyawan dengan mengubah dan mempekerjakan kembali mereka. Memformalkan proses orientasi juga merupakan bagian dari sales operations yang dimulai dengan menyaring kandidat yang memenuhi syarat hingga mempekerjakan yang benar.

9. Strategi Penjualan

Sales operations menggunakan strategi penjualan dan peramalan untuk menetapkan strategi penjualan yang tepat dan diformalkan. Strategi penjualan juga penting untuk menetapkan tujuan masa depan. Departemen penjualan juga bertanggung jawab untuk membangun proses penjualan mendasar yang akan meningkat.

Rasio konversi timbal dan mengurangi waktu untuk siklus penjualan. Ini akan memungkinkan tim penjualan untuk memaksimalkan konversi pelanggan dan meningkatkan kemenangan penjualan mereka.

10. Komunikasi Tim Penjualan

Sales operations juga bertanggung jawab untuk menjaga agar seluruh tim selaras dengan pelaporan penjualan. Ia juga bertanggung jawab atas hasil kampanye dan mengkomunikasikan berita ini kepada tim.

11. Evaluasi Metode Penjualan

Biasanya, diputuskan dalam pertemuan tingkat tinggi bahwa bagaimana perusahaan harus melakukan pendekatan dalam penjualan tingkat strategis. Metode ini dapat membuat atau menghancurkan rencana pertumbuhan dan volume bisnis perusahaan.

Dengan demikian, perencanaan dan praktik yang efektif sangat penting untuk keberhasilan perusahaan. Tim sales operations, yang merupakan inti dari fungsi sehari-hari, termasuk pelatihan, fungsi, harus membuat rekomendasi terbaik. Pendekatan mereka harus anti gagal sehingga tim penjualan dapat bekerja sesuai dengan itu.

12. Analisis Metrik

Analisis sangat penting untuk data yang dikumpulkan oleh kemajuan teknologi yang melimpah. Peramalan penjualan bukan lagi satu-satunya data yang diperlukan. Ada banyak data yang perlu dianalisis mulai dari penggunaan pelanggan terhadap produk Anda hingga penggunaan kompetisi, pelaporan harian, frekuensi pelaporan, frekuensi pesanan dari pelanggan, dan lain-lain.

Sebagian besar data dianalisis oleh sales operations sehingga mereka dapat mempersiapkan dan memproyeksikan dengan tepat. Analisis ini juga memberikan banyak laporan yang penting untuk berfungsinya tim penjualan dan keputusan strategis manajemen.

13. Wilayah

Wilayah kerja sebagian besar tenaga penjual dibagi menjadi wilayah geografis. Seorang tenaga penjualan tertentu ditugaskan pelanggan dari wilayah tertentu. Kinerja wilayah berdampak pada kinerja tenaga penjual.

Perwakilan ditugaskan ke area tertentu yang dapat membuat atau menghancurkan kampanye. Sales operations biasanya mengalokasikan area untuk tenaga penjualan tergantung pada potensi pelanggan dan area.

14. CRM

Tenaga penjualan terikat pada sistem manajemen hubungan pelanggan. Alasan untuk itu adalah kerja dari CRM. Data yang direkam dalam CRM harus digunakan untuk menganalisis dan memprediksi efektivitas.

Dengan bantuan CRM, sales operations dapat memahami alur kerja tenaga penjual dan bisnis yang dihasilkan. Perubahan pola kerja disarankan oleh tim sales operations berdasarkan data dari CRM. CRM juga meningkatkan kerja tenaga penjualan.

Struktur tim Sales Operation

Hirarki tim sales operationsn akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan serta dari industri ke industri. Namun, sales operations standar akan mencakup hal-hal berikut:

1. Perwakilan sales operations

Ini adalah level awal untuk peran sales operations. Peran tersebut sering diberi tugas untuk menghasilkan, melaporkan, dan mengelola prospek yang tersedia.

2. Analis sales operations

Ini adalah posisi sales operations yang lebih berpengalaman yang digerakkan oleh data. Orang tersebut lebih banyak menganalisis, memasarkan, dan melaporkan data mengenai eksekutif penjualan dan senior lintas fungsional mereka.

3. Manajer sales operations

Orang ini bertanggung jawab atas seluruh tim sales operations. Orang tersebut diharapkan mengetahui metodologi penjualan, proses penjualan, perilaku serta analisis data dan pemodelan data.

4. Direktur atau Wakil Presiden Sales Operation

Orang ini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh tim sales operations dan bekerja sama dengan para pemimpin senior perusahaan. Tugas utamanya adalah memastikan keselarasan strategis.

sales operations biasanya menangani kegiatan strategis dan taktis. Inilah sebabnya mengapa anggota tim harus mahir secara teknis, harus memiliki sifat kolaboratif, harus dapat diandalkan secara operasional serta mereka harus terampil dalam manajemen proyek. Pendekatan terstruktur biasanya diperlukan dalam pekerjaan sales operations tetapi kreatif, dan pemikiran yang out of the box adalah aset tambahan.

Intinya adalah bahwa anggota tim harus memiliki keseimbangan keterampilan, termasuk kemampuan untuk melihat gambaran besar di sekitar mereka dan juga untuk masuk ke seluk-beluk detail proses. Keragaman dalam keterampilan sangat penting untuk sales operations yang efisien.

Tips Terbaik Sales Operations

1. Pengaturan tanggung jawab dan peran dengan metodologi penjualan perusahaan Anda

Melengkapi tim penjualan untuk menangani tugas sehari-hari sangat penting. Ini akan berdampak langsung pada bagaimana perwakilan penjualan akan menjual.

2. Misi

Tim sales operations dijalankan dengan baik dengan pernyataan misi. Pernyataan misi harus menjelaskan tujuannya. Langkah pertama adalah memastikan bahwa Anda mengetahui mengapa tim sales operations ada.

Anda harus memformalkan pernyataan misi seperti ‘mengoptimalkan produktivitas organisasi’ atau ‘membebaskan tim penjualan dari aktivitas yang tidak menghasilkan penjualan dan fokus pada peningkatan pendapatan saja.’

3. Menetapkan cara standar

Untuk menghindari berbagai pendekatan lintas wilayah dan kantor, disarankan untuk menciptakan praktik terbaik dan proses yang konsisten yang akan membantu sales operations seiring dengan kemajuan perusahaan.

Ini juga harus mencakup semuanya dengan benar mulai dari menyiapkan dokumen strategi dan mendefinisikan struktur insentif dan bahkan pemisahan wilayah. Ini juga harus menentukan bagaimana sales operations berinteraksi dengan departemen lain dan mensosialisasikan proses baru.

4. Membedakan dengan benar antara sales operations dan pemberdayaan penjualan

Ada kebingungan umum ketika kedua istilah tersebut digunakan. Sales operations dimulai saat pemberdayaan penjualan berakhir. Anda harus memastikan bahwa aturan kedua tim ditetapkan sebagai properti dan didokumentasikan serta dikomunikasikan.

Karena kedua tim ini saling mempengaruhi secara langsung, mereka harus menyoroti area di mana lebih dari itu bisa diharapkan.

5. Lengkapi tim Sales Ops untuk Sukses

Selain memberikan pelatihan awal dan berkelanjutan, Anda harus menyediakan tim sales operations Anda dengan dukungan teknologi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Anda harus mendorong mereka untuk menggunakan dan menjelajahi alat terbaru yang tersedia untuk membantu tim penjualan seperti berbagai alat penjualan, dan perangkat lunak yang akan merampingkan operasi mereka sambil mendapatkan hasil yang lebih baik.

6. Tentukan wilayah penjualan mengenai kedekatan sosial:

Biasanya terlihat bahwa wilayah penjualan ditentukan untuk kedekatan grafik pekerjaan. Ini juga kadang-kadang dapat diidentifikasi oleh prospek terdekat. Namun belakangan ini terlihat bahwa tim penjualan mulai bergeser ke arah kedekatan sosial yang digunakan sebagai alat untuk membagi wilayah penjualan. Tenaga penjualan ditugaskan dengan prospek berdasarkan kedekatan sosial mereka.

Hal ini dianggap seberapa baik mereka terhubung dan seberapa dekat jaringan sosial mereka. Sumber daya hebat lainnya adalah LinkedIn yang dapat dipertimbangkan untuk menetapkan kedekatan sosial yang akan membantu tenaga penjualan membangun koneksi dan keakraban mereka untuk kontrak bisnis apa pun.

7. Berkomunikasi dengan departemen lain

Tim sales operations sering memeriksa dengan penjualan, pemasaran, pemberdayaan penjualan, dan departemen lain secara teratur dan mengatasi masalah relevan yang dihadapi oleh mereka. Mereka berkomunikasi dengan departemen-departemen ini secara berkala dan memastikan bahwa tidak ada duplikasi upaya dari departemen lain mana pun.

Mereka membantu memanfaatkan peluang yang belum dimanfaatkan sehingga mereka dapat lebih lanjut mengimprovisasi proses.

8. Penjualan Bayangan

Karena sales operations memengaruhi penjualan mereka secara langsung, mereka harus saling memahami dan menggunakan tim penjualan mereka. Setiap anggota dipasangkan dengan tenaga penjualan untuk waktu yang terbatas sehingga mereka dapat menyaksikan kehidupan biasa perwakilan penjualan. Mereka mendapat kesempatan untuk melihat bagaimana sales operations dapat membuat segalanya menjadi lebih baik.

9. Teknologi dengan alasan

Mereka harus mengganti proses manual yang masuk akal. Tetapi tidak masuk akal untuk mengaktifkan tim penjualan dengan terlalu banyak otomatisasi yang tidak perlu. Hal ini dapat mengakibatkan beban teknologi.

Saat memperkenalkan otomatisasi kepada mereka, Anda harus ingat bahwa fungsi utama tenaga penjualan adalah menghasilkan pendapatan daripada mempelajari teknologi.